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成人学士学位英语写作必备万能句子
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官方公共微信浅谈商务英语写作中的用语要求 - 淡桔的主页
&商务写作是以经济生活为反映对象,以语言文字为表达手段,以文章为信息传播的载体,以推动经济发展为其应有目标的社会实践活动。它是经济活动和经济工作的得力助手,是经济工作者及其他有关人员必须掌握的工具和武器。从学术研究的角度来看,商务写作中用语要求也是一门学问。而商务英语信函在外贸业务和商务活动中使用广泛而频繁,&它在互通商业信息,&联系商业事务及促进贸易关系等方面起着重要作用。文章阐述了商务英语信函在写作中的用语要求、原则及学生在写作上存在的问题和解决方法。
【关键词】商务英语写作&&用语要求&&写作的问题及方法
&&&Business&writing&is&a&kind&of&social&practice&activity&which&takes&economic&lives&as&its&reflecting&object,&language&and&words&as&its&expressing&method,&passage&as&its&vehicle&to&circulate&information,&and&promoting&economic&development&as&its&obliged&goal.&It’s&the&strong&“helper”&in&the&economic&activities&and&&it’s&also&the&tool&and&weapon&that&the&economic&workers&and&concerning&people&should&be&master.&From&the&respective&of&the&systematic&learning,&the&word&choice&in&business&writing&is&also&considered&as&a&kind&of&learning.&Whereas，&business&English&letters&are&used&widely&and&frequently&in&import&and&export&practice&and&economic&activities.&It&plays&an&important&role&in&delivering&business&information&to&each&other,&contacting&business&affairs&and&promoting&trading.&This&article&elaborate&the&demands&on&word&choice,&the&principles&in&the&students,&meanwhile&give&the&solutions.
【Key&Words】business&&&demands&on&word&&problems&and&solutions&in&writing.
ABSTRACT II
第一章&&&&&引言 1
1．1&商务英语写作的重要性 1
1．2&商务英语写作中正式与非正式文体中的语言要求 2
第二章&&&商务英语写作的用语要求和原则 5
2．1&商务英语写作的语言特点和要求 5
2．1．1&用语礼貌（courtesy） 5
2．1．2&表达准确（Accuracy）、清楚(Clarity) 6
2．1．3&行文简洁（Conciseness） 7
2．1．4&用词积极（Positive） 9
2．2&商务英语信函的写作原则 10
2．2．1&礼貌原则 10
2．2．2&&体谅原则 11
2．2．3&&完整性原则 11
2．2．4&清楚原则 11
2．2．5&简洁原则 12
2．2．6&&具体原则 12
2．2．7&正确性原则 12
第三章&学生在商务英语写作中存在问题及解决的方法 14
3．1&学生商务写作存在的问题 14
3．2&写好商务文件的基本方法 14
3．2．1&了解读者,把读者放到第一位 14
3．2．2&尽量做到每个词都言之有物 15
3．3&避免使用强语气词、套话、缩略语和长句 15
第四章&结论 17
参考文献 18
第一章&&&&&引言
目前,学术界普遍认为商务英语应属于应用语言学的研究范围。该观点认为商务英语是以语言学与应用语言学理论为指导,涉及多门类、跨学科的交叉性学科,是英语的一种重要社会功能变体(variety)。时至今日,商务英语已发展成热门专业,成为客观存在,在全球经济一&&&&体化的背景下更具实用性,然而仍有学者对它的存在产生质疑。那么,什么是商务英语？&Jones&.L&&Alexander&在(国际商务英语)&一书的前言中有此定义:商务英语是从事商务活动的(或即将要从事商务活动的)&人们在工作中使用的英语。通俗地说,商务英语即商务活动中使用的英语。根据Hutchinson&和Waters(1987)&有关ESP&的观点,笔者认为商务英语不是一种“特殊种类”的英语,它是通用英语的一种变体,是ESP&的一个分支。而商务英语中的写作起着不可替代的作用，在应有语言学中也有其研究的范畴。本文就以商务英语写作中的语言要求与应用为基础,探讨如何全面实用地掌握商务英语写作中用语问题。
1．1&商务英语写作的重要性
从学术研究的角度来看,商务写作是一门学问。它是写作学、信息科学、语言学、逻辑学和经济学等学科交叉形成的一个新的边缘学科,如今正得到广泛的研究和发展。这种专门的写作要求作者必须具备基本的商务知识,其文章无论从内容上还是从表达形式上都有其特殊性和专业性,往往融合了经济学的原理和方法,经济术语一般较多,并往往运用大量的统计据。同时,这类写作还要求具备相应的规范性。就文章的体裁而言,不同类型的商务文章要求采用不同的体裁,如:经济消息应采用记叙文体裁,经济评论应采用议论文体裁,而商品说明书则应采用说明文体裁。而且大部分商务文章在格式上都有特殊的要求,写作时必须采用规范的格式。
在英语中“,&商务”即“business”,它的内涵是多维的。贸易、旅游、购物、参观、会议、办公等等,只要涉及“business”的,都被认为是商务活动。商务英语写作作为商务活动的重要媒体之一,承担着不可或缺的作用。无论是传统的面对面的商务往来还是现代化的网上交易,都缺少不了商务英语写作。如果你想写好商务信函，首先必须记住，你是在同你的读者进行交谈。这种交谈成功与否，你的目的能否实现，关键取决于你信函中信息的表达方式和内容。信函写得好，就可能为你赢得新的业务，有助于促进和发展你同客户的关系，也能够消除彼此间的误会，缩小分歧，抚慰受到伤害的心灵等；反之，你就可能会招致新的矛盾，失去客户，达不到信函的目的，同时也说明你不具备处理日常商务事务的能力，是一个失败者。
自从中国加入世界贸易组织（WTO）以来，国家间的贸易活动和信息交往日益频繁。如今，几乎所有的商业团体都认识到必要的通信技能的重要意义，因为所有商务活动都有有赖于满意的信息交流。在现有的几种沟通工具中，商务信函也称（外贸书信）仍然是商务交流不可缺少的工具之一。如果没有贸易往来书信，大部分普通贸易活动便不可能进行。商务书信可用于出售商品或服务﹑索要材料或信息﹑回复客户的询函﹑保持良好的公共关系，同时还具有其他一系列的商务功能。当然要写好商务信函并非轻而易举。你不仅应具备相关的业务知识，掌握好法规和条款等，还应具备较扎实的语言基础，熟悉信函的书写形式和行文要求。
1．2&商务英语写作中正式与非正式文体中的语言要求
商务英语(Business&English)&作为用于特殊用途的英语的一个分支,具有其独特的社会、语言背景及内涵。它是在语言学和应用语言学理论的指导下,研究英语在国际商务中应用的一门实践性很强的学科。随着我国对外开放格局的深层次、多领域、全方位拓展,对外商务活动日趋频繁。所以掌握国际商务专业英语及其表达方式也就成为从事国际商务活动必备的基本技能。但是由于商务英语的广泛性及准确、严密性,使得学习者感觉并不轻松。因而在应用语言学理论的基础上，我们知道商务信函的写作文体包括正式和非正式，而相对的写作之间语言上也存在着差异。
商务英语写作的语言差异可以从称谓(salutation)&、词或语句的使用(use&of&language)&,语言的亲切度(familiarity)&等多方面表现出来。下面的例子选自《新编剑桥商务英语初级》,是两封公司间商务信函的正文,它们在形式上分别为电子邮件(e&-&mail)&、书信(letter)&,文体分别属于非正式和正式两种。
表1&　两例商务英语写作语言分析表
正式 非正式
项目 电子邮件 书信
称谓 Alan Mr.&Alan&Pickering
数字表达&&&&&言
Thanks&for&call&yesterday.
Here’s;&I’ve
Y&9:30-16:00
Informal(&give&me&a&&&etc.)
Hope&you&can&open&it&OK;&NO.&of&people
6 Thank&you&for&you&enquiry&of…
16,Aa.m;p.m;
Formal(&&V&&&etc)
签名 Dave Rebecca&Brooks
结束语 Best&wishes Your&sincerely
表1&是这两例商务英语写作的语言分析表,从中不难看出它们的不同之处：
(1)&称谓：非正式信函中,一般用名字称呼对方,语气上非常亲切。正式信函中,用“某某先生/&女士”,有时单独用姓,有时姓和名在一起,不带感情色彩。
(2)&主题栏：非正式信函一般没有主题栏。正式信函则有,其目的在于让收信人一看即知信件主题,以便决定是否浏览信件全文,从中也体现出商务往来中高效便捷,充分为读信人考虑的宗旨。
(3)&语言的选择：非正式信函在语言的选择上多用口语化的词、词语、表达方式,缩略和省略用法时有可见,数字用阿拉伯形式,符号有时被用来表达意义,表达先于语法,这种随意性让读者感到似乎他们正在面对面谈,表达出双方关系的亲近。而在正式信件中,写信人选择正式的词汇、语句,以及行业套话,句子的语法结构非常完整,使用一定的交际用词,数字往往用文字来表示,虚拟语气、礼貌用词等被用来表达委婉、客气,语言完美、严谨,谨慎,不唐突,充分体现出与对方的距离和对对方的尊重。就这些语言上的选择我们从签名方式、头衔、结束语等中都有可以看出他们在正式与非正式之间的区别。
为了保证商务活动的顺利进行,商务写作中运用的语言属于普通语言范畴,所以当我们说“正式”的时候,它不是多数人无法理解的十分深奥的所谓正式语言;同样,所谓的“非正式”文体,俚语或俗语也不能被用在商务信函中。在商务信函中,除了技术术语,其他的语言都应该是大家都能够接受和表达的。
总之,商务英语总体上属于正式文体,但是公司间来往信函的方式也是多种多样的,正式和非正式的写作文体在商务英语中都很常用,这主要取决于公司间的关系,更确切地说,是写信人与读信人的关系。商务英语写作有越来越简练,越来越自然的趋势,作为一种行业行文,写作程中,在遵循一定的原则,充分体现简明扼要,得体准确的同时,决不能墨守成规,而应该把握分寸,灵活运用语言技巧,使商务活动达到最佳效果。
第二章&&&商务英语写作的用语要求和原则
用英语写作其实是一项复杂的活动,&它涉及到语言学,&逻辑学,&哲学,&文化学,&心理学等诸多领域。语言及文化差异所导致的表达法和习惯法的差异可以追究到更深层次的思维方面的差异。一些语言学家认为:&“思维支配语言,&思维对语言起决定作用。”由于我们不可避免地受到自身思维模式的影响,&即使我们精通语法,&懂得如何选字遣词,&连句成段,&其作文仍然带有中文腔。为此,&我们必须了解英语民族人的思维模式,&认识应用文的语言特点和写作原则,&进行有效的模仿，从而写出地道的英文。
2．1&商务英语写作的语言特点和要求
商务英语并非是一种专门的语言,就其基本用词、基本句型和基本语法而言都与普通的英语毫无差别,它只是将英语运用到商务环境和商务活动中的一种专门用途英语。诚然,商务活动中所使用的英语确实有一些专门的术语和“套话”,但是现今的趋势却是越来越简练、自然,甚至几乎接近于交谈用语。过去那种充满华饰的“正式”语体如今已显得陈腐而日益被人们所淘汰。商务英语写作在语言上的基本特点就在于简洁(brevity)&,它是商务英语写作的灵魂所在。在商务写作中,每一词、每一句均实词实意,都应当字斟句酌。为此,其所写句子,简洁者较冗长者更为有力,直言者较隐晦者更为达意,强辞者较谦卑者更为奏效。它有其自身的语言特点和要求。
2．1．1&用语礼貌（courtesy）
礼貌是外贸函电英语写作最重要的原则。礼貌原则不仅仅只是礼貌语的使用,更表现在对对方的体贴和尊敬。明智的外贸函电写作者会尊敬贸易伙伴,从对方的角度看问题,理解对方的困难。在尊敬对方感情和利益的同时,获得对方的好感,促进交易的成功。即使双方在贸易中产生分歧,甚至提出索赔,在外贸函电中也要有礼貌,为今后合作打下基础。讲究礼貌原则应该注意以下要点：
（1）使用委婉语
站在对方的立场多为对方考虑，尊重对方的观点，避免带着情绪工作。即使对方的要求和批评是无理取闹的，你也要告诫自己，回信里不要以同样的方式。相反，如果降低自己，以礼貌的方式回答对方，同时指出对方不正确的地方，将会取得意想不到的收获。
（2）使用条件句
条件句的使用会令你的信显得更礼貌。&特别是在你想向对方提出要求或建议时，使用条件句，委婉的说明自己的想法和观点!既为对方保全了面子,又借机表明了己方观点,一举两得。
例1:Your&letter&is&not&clear&at&all。I&can’t&understand&it.
应避免使用“I&can't&understand”这样的否定语气,因为“不了解”有责怪对方表达不清的含意,最好改成:
If&I&understand&your&letter&correctly...
例2.&Give&us&a&5%&discount,&we&will&follow&another&order.
此句的语气过于强烈,容易使收信人产生反感,如改成下句就容易被接受:
If&you&could&allow&us&a&5&%&discount,&a&substantial&order&will&follow.
(3)使用祈使句和疑问句
写信人在表达自己的观点或向对方提建议时,常有三种选择:陈述句﹑带please&的祈使句和疑问句。其中，陈述句过于直白，生硬而不宜使用,带please&的祈使句语气比较礼貌。&疑问句的语气最客气﹑委婉,并给对方留有余地。此外在表露写信人自己观点和向对方提出建议时,为了礼貌起见,最好也用疑问句,给对方留有余地,这样不会把自己的观点意见直露地提出来使对方为难。书信往往是间接的,缺乏谈判时营造的祥和气氛,因此在语气的使用上要特别慎重,尽量使对方感受到尊重,这样才能赢得对方的尊重。如果不注意语气上的表达,其结果是很可能走向目的的反面。
2．1．2&表达准确（Accuracy）、清楚(Clarity)
“一个句子的意思不明确，产生歧义涉及到多种因素，如语音、词汇、语法结构、习惯用法、标点等。”（林洪志，2001，15）大部分的语言学家都普遍相信，结构上遵循语法规则，语义上符合逻辑常理的语句，其深层可能包含两种或两种以上的释义时，就会出现歧义。而清楚是外贸函电英语写作最重要的原则。一封含糊不清,词不达意的书信会引起误会与歧义,甚至会造成外贸损失。表达清楚应注意选择准确，简练的词和正确的句子结构以避免歧义。
（1）选择具体的词
具体的词是和抽象的词相对应的，指读者能准确、清晰、明暸的掌握其意思的词。作为一种世界贸易语言,英语为一百多个非英语国家的商务人员在外贸书信中使用,而这些商务人员并非个个精通英语&&因此,在选词上应注意选择那些简单的，为人熟悉并且符合常规的表达方法，避免使用复杂、生僻的用词。
（2）正确使用起修饰作用的词以避免歧义
试比较下面两组句子：
例．W&e&shall&refuse&to&accept&in&any&circum&stances&the&remaining&goods.
这句话会产生两种不同的理解,也就是句子歧义。如将此句改为:
W&e&shall&refuse&to&accept&the&remaining&goods&in&any&circum&stances.
句子的意思就非常清楚了。
（3）使用衔接语
衔接语的使用，可以使文章条理清楚，层次分明，思路连贯，增强语言的说服力。&例如下段文字：
Although&we&are&keen&to&meet&your&requirement，we&regret&that&we&are&unable&to&com&ply&with&your&request&to&reduce&the&prices&as&our&prices&are&closely&calculated.&Even&if&there&is&difference&between&our&prices&&&those&of&other&suppliers,&you&will&find&it&profitable&to&buy&from&us&because&the&quality&of&our&products&is&far&better&than&any&other&foreign&makers&in&your&district.
全段文字有两个层次：第一参托词的主旨是拒绝减价，通过although&和as引导的条件句和原因状语从句，阐述了说话者主观上良好出发点与实际困难之间的矛盾，委婉而礼貌的表达主旨。第二层次则是劝说对方购买自己的产品，even&if和because两个从句同样阐明了质优这一事实，有效地打消了对方的顾虑。全段缜密，逻辑性强，令人感觉言之有理。
2．1．3&行文简洁（Conciseness）
模糊语义学中分析道“语言的不确定性具有普遍性、客观性、限定性、交际性、实用性等特征，这就决定了我们必须花费一定的时间和精力来努力学会正确运用模糊词语，这样才能使语言显得自然、和谐、礼貌、有余地”。而外贸商业信函不同于小说散文,无需花团锦簇,&气势磅礴,相反应开门见山,简单明了。一般的中国企业在介绍本企业或其产品特色的时候会堆砌一些华丽的辞藻,或接连使用排比句以追求气势。如果一字不漏地用英文表述出来,不仅达不到预期效果,反而会让对方觉得啰嗦累赘,摸不着头脑,令人不快。一封好的商务信函不要超过一页纸，特别是和美国客户打交道时更应该注意简洁。一封简洁有效的信件是成功的第一步。
（1）直入主题
在信函开头堆砌一些华丽的辞藻也许一开始会吸引人的注意力，但是如果不能很快的进入主题，让对方知道能给他带来什么好处，客人会很快失去兴趣，很可能就不会接着看下去了。所以应该避免在信函开头写一些不相干或者含糊不清的字句。
（2）使用简单的词
有很多人认为使用长单词或不常见的单词更能体现出专业水平，其实这是一种错误的观念。长的单词，特别是长的动词，耗费精力。在写作时，应该问自己几个问题：读者会认得这些词吗,如果不认得，他们会查字典吗，或者他们只是跳过这些字,&如果他们跳过这些字，很可能就不能理解写作者的意思。而万一写作者把字写错了的话，就更糟了。下面是一些例子：
简单的词&&&&&&&&&&&&&&&&长词或少用的词
now&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&presently
end&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&terminate
want&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&desirous
use&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&utilization
after&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&subsequent
当然，并不是说短的词总是最好的。例如，人们更熟悉“beneficial”而不熟悉“&salutary”&一些，对“&negligent”更熟悉而不熟悉“derelict”而“think”&通常比“&deem”要好。总之我们要记住是要让文章更容易读懂，而不是纯粹为了省空间。
（3）删除不必要的修饰词
在英语中，一些单词已经具有了很完整的意思，不需要再加修饰词。&例如：“fact”&一词已经包含了“actual”之意，因“actual&fact”中,“actual”是多余的应该删除。
(4)避免用词混乱
要避免用词混乱就要对信函认真检查，要记住写作的目的不仅是为了简洁,更重要的是能让读者更容易理解。下面是一些例子：
混乱的表达&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&修改后的表达
At&a&later&date&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&Later
During&the&course&of&our&conversation&&&&&&&In&our&conversation
8:30&a.m.&in&the&morning&&&&&&&&&&&&&&&&&&8:30&a.m.
In&the&event&that&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&If
(5)使用短句和短段落
使用简短的句子和段落能起到意想不到的效果。
使用简单的句子就是要去掉一些繁赘修饰词，把一些看似很好实则多余的词删掉。
另外,在外贸商业信函中使用介词词组代替连词可以使句子显得简洁明暸。
简短的句子为短的段落打下了基础，但还要注意，一个段落最好只有一个主题，只说明一个问题。这就不会因为段落太长读者看不到要表达的观点，在每个段落之间最好空出一行，突出每一段提出的问题，这样既显得美观又容易引起读者的注意。
2．1．4&用词积极（Positive）
(1)使用有力、生动的措辞
有力、生动的措辞是增强国际商务函电有效性的一大法宝。在具体运用方面,可适当选用为人熟知的外贸缩略语。&这一方面与国际外贸函电本身性质有关,同时也反映出21&世纪快捷沟通的特点。需要特别注意的是,缩略语的运用切忌过杂过乱,要尽可能使用那些通用的或本专业常用的缩略语。
还有，在写作中通常会发现很多苍白无力的句子，这些句子通常是由于使用了弱动词引起的特别是由于使用了!&“to&be”&动词。“to&be”&形式的动词包括“is”&“are”&“&was”&“were”&and“&has”“&been”。还有类似的弱动词如“allow&”,“seem&”&等等。而使用生动鲜明，极活跃的动词，则会使文章生动具体给人深刻的印象。
（2）提高动词的使用比率
提高动词的使用比率可以使句子显得更加生动有力，在外贸函电英语中多使用动词能取得令人满意的效果。总之，外贸函电写好后,在保证格式美观、拼写正确﹑标点得当的前提下,要认真审核内容是否清楚、简洁,以及语气是否礼貌。只要掌握了正确的国际商务函电写作方法,在写作中遵循以上四条写作原则,我们就能够在国际贸易中拥有更多的商机。
综上所谈商务英语写作的特殊性和广泛性,学习时一定要注意用法。正如王宗炎先生所就：“语言如此复杂,谁也不能完全了解它,说明它,但是,大家都有机会去观察、分析和探讨语言”。虽然问题复杂,但毕竟是客观存在的事物,其中也必然有它特定的规律性。只要不断地探索,深入地研究,终会使商务英语在学习与应用中发挥它独特的魅力。
2．2&商务英语信函的写作原则
商务英语信函是一种常用的商务英语应用文,它是贸易双方相互了解、进行贸易往来的主要手段,在以书面形式沟通商务信息的同时,它也体现着一个公司或机构的商务形象。因此,商务英语信函的内容固然很重要,但表达方式也同样重要。商务英语信函的写作是有一定规范的,即应遵循一定的写作原则,采用一些写作技巧,从而使商务信函表意准确,语言流畅,更易于贸易双方的沟通与理解英语写作作为一种书面形式的主动性技能,&能够客观地反映作者的思维组织能力和语言的表达能力。
商务英语信函是商家开展对外业务活动的重要工具,其目的多是处理业务磋商的各种问题,或是与对方建立良好的关系。因此,在商务英语信函写作中,应遵循7Cs&原则,即礼貌(courtesy)&、体谅(consideration)&、完整(completeness)&、清楚(clarity)&、简洁(conciseness)、具体(concreteness)&和正确(correctness)&。
　2．2．1&礼貌原则
礼貌是商务场上的重要法则,礼貌周到的信函可赢得对方好感。所以,在信函中宜多用“please”,&“It&will&be&highly&appreciated&that&⋯”,“It&is&our&pleasure&to⋯”，“&We&feel&dreadfully&sorry&that&⋯”“&We&regret&that&⋯”等礼貌用语。业务往来难免有争端、摩擦,此时也需要礼貌来作为润滑剂,化解双方对峙的僵局。信函中在索赔、抱怨、拒绝接受时,措词要力求客气、心平气和、语气委婉;在回复对方信函时,无论对方态度如何,在坚持自己立场的同时,都要有礼貌地作答。首先,要善于使用被动语句,因为被动语态能使你的请求显得更加温和。如“You&made&a&very&careless&mistake.&”若改成“A&very&careless&mistake&was&made.&”会更好。其次,要善于使用疑问句。向对方提出要求时,陈述句、祈使句与疑问句相比,疑问句较其他两类句式更婉转、更礼貌。请看下面三句话:
Make&payment&by&confirmed&irrevocable&L/&C.
We&request&you&to&make&payment&by&confirmed&irrevocable&L/&C.
Could&you&make&payment&by&confirmed&irrevocable&L/&C?
第一句是祈使句,口气太强硬;第二句太直接,有下命令之嫌;第三句既表达了自己的意图,又表示了对对方的尊重,避免了过于直率和盛气凌人。此外,还要善于使用条件句,以使建议听起来更具有试探性,语气更委婉。
2．2．2&&体谅原则
不少人写作时习惯于从自己的角度出发思考问题。与其他写作不同,商务英语信函写作强调的是信息沟通的效果,不仅要关心内容的正确与完整,还必须重视对方的反应,只有站在对方的立场上思考和处理问题,才能获得满意的沟通效果。首先,应注意强调对方利益。在商务英语写作中,对方获取信息的最根本目的是要了解他们将获得什么利益以及这些利益是否能满足他们的需要。如:
We&allow&you&2&precent&discount&for&cash&payment&.
You&can&enjoy&2&percent&discount&when&you&pay&in&cash.
第二句让对方对自己所得的利益一目了然,优于第一句。其次,应突出积极因素,用肯定句代替否定句。积极因素较消极因素更能激发对方兴趣,获得对方认同。如“We&do&not&believe&that&you&will&have&cause&for&dissatisfaction.&”改写成“We&feel&surely&that&you&will&be&entirely&satisfied.&”会更好。
2．2．3&&完整性原则
一篇应用文,&如书信或外贸函电,&内容必须完整。由于西方思维形式是“个人主义”,&强调“物我分离”和个人意见的表达,&倾向于直截了当的态度对待别人,&英语段落往往在语篇的开始就直接点题,&态度明确。所以,&当你在答复别人来信来函的时候,&最好在开始提及对方来信来函日期和核心内容,&甚至是对方的信函编号,&再回答对方的问题和提及自己的愿望要求,&其目的是使对方读到你的复函时明白其意,&从而断定该信的重要性或将其转交给相关的部门处理。这样,&既可以达到交流的目的,&又能节约大量的商务时间,&提高工作效率。撰写重要信函时,&更要注意完整性和严谨性。例如,接受对方的报盘时,&最好把交易条件全部阐明,&或具体说明接受报盘的根据是什么(如报价单等)&,因为这种应用文实际上已是成交合同,&此类信函一旦发出,&对方收到,&即对双方都具有法律约束力,如果不完整,&有漏洞,&就有可能引起不必要的纠纷。
2．2．4&清楚原则
清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封含糊不清、词不达意的书信会引起误会与歧义,甚至会造成贸易损失。清楚表达应注意选择准确、简练的词以及正确的句子结构。
（1）.&尽量选择常用词。作为一种世界贸易语言,英语为一百多个非英语国家的商务人员在商务书信中使用,而这些商务人员并非个个精通英语。因此,在选词上应注意选择那些简单的、为人熟悉并且符合常规的表达方式,避免使用复杂、生僻和容易产生歧义的词。
（2）起修饰限定作用的词语应该紧跟被修饰的词,这样可以避免产生歧义。如“Those&who&work&rapidly&get&ill&in&these&conditions.&”由于“rapidly”一词的位置使这句话可能产生两种不同的理解(可以指“work”,也可以指“conditions”)&,如将其改为“Those&who&work&in&these&conditions&get&ill&rapidly.&”句子的意思就非常清楚了。
（3）&在一句话中,要避免重复使用一个有两种不同含意的词。例如:“We&shall&take&a&firm&line&with&the&firm.&”此句中,第一个“firm”的意思是“strong”,第二个“firm”的意思是“corporation”.&而如果将句子改为:“We&shall&take&a&strong&line&with&the&firm.&”这样整个句子的意思就更清楚了。
2．2．5&简洁原则
有力、生动的措词是增强国际商务信函有效性的一大法宝。在具体运用过程中,可适当选用那些为人熟知的外贸缩略语。但缩略语的运用切忌过杂过乱,要尽可能使用那些通用的或本专业常用的缩略语,例如,L/&C(letter&of&credit&信用证)&,B/&L&(bill&of&lading&提单)，CIF&(cost&,insurance&and&freight&成本加保险加运费价格)&,&A/&S(at&sight&即期)&,FYI&(for&you&information&供你方参考)&,&D/&D&(&demand&draft&票汇)&,T/&T(telegraphic&transfer&电汇)&。此外,句子结构也应简洁,尽量用单词替换词组和从句,在保证意思完整的情况下,使行文更加简洁。如“As&what&you&have&requested&,we&are&sending&you&our&newest&catalog.&”其从句“What&you&have&requsted”可以用一个词“requested”来代替,这句话改成“As&requested&,we&are&sending&you&our&newest&catalog.&”则更简洁。需要指出的是,在保证礼貌的前提下,还要避免使用那些仅起填充作用、可有可无的词组和表达法。如:“Please&be&advised&that&we&have&received&your&invoice.&”若将该句中的“Please&be&advised”删除,不仅不会改变意思的完整性,反而使句子更简洁。
　2．2．6&&具体原则
在商务信函中,要尽可能使所传递的信息具体、准确而形象。试比较:
We&have&drawn&on&you&as&usual&under&your&L/&C.
We&have&drawn&on&you&our&sight&draft&No.&845&for&the&invoice&amount&.US&560100&,&under&your&L/&C&No.&246&of&the&China&Bank.
很显然,第二句包括了更具体、详细的信息,使人对写作者所要传递的信息一目了然;而第一句过于笼统,读后还要再经过仔细揣摩,才能明白其所包含的意思。
2．2．7&正确性原则
正确性不但指语法、句法、标点和拼写正确无误,还指使用标准语言和商务专业术语进行恰当的陈述。商务信函中如果存在拼写错误、人称不一致、时态误用、标点符号不当等问题,会使其沟通效果大打折扣。此外,还应注意使用正式、规范的语言,例如省略语“I’ll”,&“we’re”等,显得太过口语化,欠正式,商务信函中应改写成“I&shall”,&“We&are”;还有像“Looking&forward&to&your&early&reply.&”和“Nice&to&receive&your&enquiry.&”等,这样的句子在语法上也是不规范的,应该分别加上主语和谓语,以使句子结构完整。
商务英语中有一些特定的表达法,它们在普通英语中一般不出现或虽然也使用但含义不同。这也是商务英语的一个特征。比如短语“on&the&terms&and&conditions”中的“terms”和“conditions”都可以表示条件,在日常用法中,没有必要两词连用,但在商务信函中,为求精确、严谨,常对成对使用。再如“advise&somebody&of&something.&”(通知某人某事)&中的“advise”,在日常用法中一般不作“通知”解,而表示“劝告”、“建议”等意思。这种作为商业术语与普通用语含义不同的词还有不少,如“offer”一般表示“提供”、“提议”等,在商务里可指“发盘”、“报盘”;同样在保险业务中&“confirm”的基本含义是“确认”,用在信用证前面时,则表示“保兑”,如confirmed&letter&of&credit&(保兑的信用证)&。&
&&&&&&&&&&&&&&&第三章&学生在商务英语写作中存在问题及解决的方法
20世纪60年代是对比分析的鼎盛时期，到了70年代就不再是研究者的兴趣所在，因为研究发现：学生所犯的大部分错误并非由两种语言差异所致，所预测的语误在学习过程中并不总出现。语言环境决定忽略了学习者本人的能动作用。另外，“差异”是语言学上的概念，而“困难”是心理学的范畴，因此我们不能简单的说语言上的差异必然导致语言学习上的困难，渐而在应用语言学上也相应的存在着一些问题。
3．1&学生商务写作存在的问题
商务英语写作有别于一般意义的writing&或composing&,要求我们直截了当地书写事实。然而学生在平时的写作练习中却已习惯于堆砌大量的华丽词藻来表达普通的事情,即使是用英语给朋友、同学写信也有此毛病。于是他们在进行商务英语写作时依然忘不了用大量篇幅向对方嘘寒问暖,下笔千言却言之无物。既耗费了笔墨又没能准确的表达自己心中的想法。其实,撰写商品广告、发电报、做产品订单、商务信函等商务写作活动都需要简单、明了、准确。加拿大资深商务英语培训师简•沃特森就指出“一篇成功的商务文牍的使用与读者词汇量相称的简单词汇才行。”
3．2&写好商务文件的基本方法
我们在进行商务写作的时候,不管是现在作为学生还是将来作为商业企业的员工,都需要用词和语气彬彬有礼,就像和人们面对面交谈一样。告诉对方你能够做什么,而不是做不到什么。在列举你的服务特色时顺带提及由此带来的好处。在写作中,注重了解读者对象是关键,做到每一个词都言之有物,避免使用强语气词、套话、人称习语、缩写和长句,突出句首句尾内容,用短句传达好消息,不用短句传达坏消息,并注意适当的篇幅,不宜太长,否则会影响效果。正如桂诗春和宁春岩教授在《语言学方法论》(1997&:&II&-&III)&中所言：“我国的外语工作者对语言学各个领域都有兴趣,问题在于研究人员没有足够的方法支持他们的研究,缺乏语言学研究方法的必要训练,或是原来掌握的方法已经老化,未能更新,半数以上的人使用的是简单的思辨性方法,随意性很大。这些研究方法的成果难登大雅之堂。所以我国语言工作者要想在教学和研究上面真正取得实质性的进展,都面临着一个重新学习和更新研究方法的挑战。”
3．2．1&了解读者,把读者放到第一位
在动手写作前,要首先确定你的读者对象是关系写作成败的关键所在。读者的背景、受教育程度、年龄、职业、习惯等都是我们必须考虑的问题。了解读者的背景就是要考虑你的读者的英语词汇量的大小,还要考虑英语是否是其母语,他们个人对词汇的要求,有的人喜欢复杂的大词,而有的人则擅长较为简单的词,对于英语国家的永久居民和新移民也要分别对待。不然的话就会形成障碍,造成你的意图不能被准确接受就会有悖你写作的初衷。了解读者的受教育程度、年龄和职业也是必不可少的。得知读者的这些情况后就能采取准确的措辞、语气和方式。
3．2．2&尽量做到每个词都言之有物
简明扼要是漂亮的商务英语必备的特征。所以文中的每一个词都必须具备传达意思、表达语气或沟通观点等存在的理由,对多余的词就必须删除,如果文中有两个词表达接近的意义,就应该删掉表现力相对逊色的那个词。如:
A:&In&addition,&we&are&also&sending&you&our&latest&brochure.
在这个句子中,就可以去掉also&这个可有可无的词,那么这个句子就变得更加简练了。
B:&In&addition,&we&are&sending&you&our&latest&brochure.
3．3&避免使用强语气词、套话、缩略语和长句
在英语写作中,有的人会频繁使用强语气词,诸如very&,highly&,&greatly&和extremely&等以表达强烈的感情色彩。但是在商务英语写作中,在使用语气词尤其是感情色彩强烈的语气词时一定要慎重,因为这些词强调的程度缺乏客观衡量的依据,往往是各人根据自己的主观理解而赋予语气词以意义,给人一种夸大其辞的感觉,便有可能让读者对你的可信度产生怀疑。从下面两个例句便可看出个中区别之所在。
A:&I&was&very&pleased&to&talk&with&you&last&week&regarding.&.&.&.
如果我们去掉句中表达写作者自身感觉的语气词very后便会觉得自然多了。
B:&I&was&pleased&to&talk&with&you&last&week&regarding.&.&.&.
在商务写作中还应尽量避免使用套话。套话则是过去人们喜闻乐见的词汇或习语,使用过多会使你的文件显得呆板而做作。很多以前使用的套话都已经被当今的说法所替代甚至删除。比如:At&this&writing/&at&this&point&in&time&以被一个简单的词语“now”所替代。又如I&remain&由于已经过时被淘汰。这之中例子很多,也不方便一一列举。缩略语和长句在商务英语写作中也不要出现频率过多。缩略语词语的缩写形式可能由单词的前几个字母组成,也可能是几个辅音字母构成,比如用Apr.&代表April&,&用amt.&代表amount。它们常被用于创作电子表格、电子邮件或图表,也非常实用。但是如果被用于商务文件中,会显得作者懒散,就必须花时间把单词写完整,树立自己积极进取的专业形象。
长句的使用会惹人生厌,读者在看到单词超过18个的句子会跳过当中的细节或者会错误地理解句意,最好的办法就是把它拆分成两到三个短句为宜。
商务英语写作除了注重前面已经阐述过的方法外,还应突出句首句尾内容,用短句传达好消息,不用短句传达坏消息,并注意适当的篇幅,不宜太长。只要做到这些,并通过日常的操练,还怕做不好吗?&并且希望有更多的人能熟练进行商务写作,更多的人成为高手。&
第四章&结论
总之,商务英语写作是在一般英语写作的基础上,将写作运用在商务领域中的一种专门的英文写作。它除了应符合一般英文写作的基本要求以外,还要具有其自身的写作特点、写作形式和写作方法。就其语言来说,商务英语写作要求语言简练、用语准确、态度坚定、表达清晰,应针对不同的人、不同的场合、不同的目的运用不同的语言和语气,写不同的文章。掌握商务英语写作的一般规律和特点、写作形式和方法对于从事商务活动、学习商务知识的人来说都具有十分重要的意义。
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