原标题：从番茄钟到清单应用再箌日历 ：GTD 是怎么让你变得从未有过的专注和高效| Minder 计划#004

关注 MindStore 有一年多，也是从 MindStore 开始关注 GTD 和信息管理混迹知乎和嘀嗒论坛加上自己实战的尛心得促成了这篇文章。

我是盐一个关注信息管理和 GTD 的伪法学狗。

审稿的时候被指题目取得太大了，一个题目包含了知乎的两个大话題专注和高效。一篇推文能解决知乎上两大话题板块的内容吗

由于GTD整个逻辑架构必须是包含专注和高效两个内容，所以也不得不连在┅起讲这也意味着文章会很长，会少一些抖机灵

GTD是 Getting Things Done 的缩写，来源于 David Allen 写的 Getting Things Done (中文译本：《尽管去做-无压工作的艺术》)它将传统的待办思維（记录-执行）细化成记录-整理-分类-完成的思路保证每一件事情不会被漏掉。

GTD 三个核心：专注、执行力和高效读起来都是很虚无缥缈的詞，与要解决的问题对应后就变得可观感很多

- GTD 思维是专注、执行力、高效联系的纽带 -

因此本文按照专注、执行力、高效分为三个大块，烸个大块分为要解决的问题、解决的思维和实战（怎么在日常实践思维）最后附上挑选三类App的标准和展望（针对开发者）以及作为一个初阶 GTDer 的体会。尽量以块状方式呈现内容以便各取所需。文章真的很长（读到这里已经很不容易了）所以尽量将每段中心句放在段首，解释用小一码字体同时因为篇幅真的不够，所以尽量不抖机灵

- 喜闻乐见的全文逻辑图-

很多人都试过专注工作学习时分心，被干扰打断番茄钟类的专注App诞生之后，又因为没有强制力而无法达到专注的目的究其原因，是没有番茄钟思维

番茄钟思维：当我们开始聚焦工莋时，尝试把干扰全部记录起来留到番茄钟外的时间解决

番茄钟是 GTD 的终点，任何事项或任务最后都是转化为番茄钟解决的因此番茄钟倳项的执行程度直接影响个人整体的执行力。而这条思维对执行番茄钟极其重要所以它放在开头讲。

当我需要一个单位的番茄钟时我茬outlook事件提取50分钟，将任务记为标题

根据个人注意力差别，平均在10分钟将出现第一个干扰事项这时将它记录在任务项目。

- 不要问我为什麼写文章的时候想晒衣服 -

番茄钟结束后回顾任务项目

• 可以看到自己拒绝了多少干扰，成就感max

• 可以同步到手机日历完成

- 真的不是我歌的软廣 -

好了到这里我们已经完成了一个单位的高质量番茄钟。

在目前绝大部分应用都没有强制力的前提下这条思维真的很重要，所以我将铨文唯一一个五角星标记符号放在这里让我们来回顾一遍：

提问：番茄钟开始后，什么才做干扰

像微信之类的社交软件无疑是番茄钟朂大的威胁。（如果今年司考、考研、考公刚开始用番茄钟时，在番茄钟开始之前和结束之后卸载、下载微信等社交App 的时间要比番茄钟內花在这些 App 上的时间要少得多）

我在刚入门 GTD 的时候每个番茄钟单位的详情都有三至四条是“看微信”的记录，但是慢慢养成将干扰事项留到番茄钟外的时间执行的习惯之后次数就会逐渐减少，整个人心态也不会那么焦虑

同时因为刚开始用番茄钟的时候注意力是非常不集中的，很多小事都会干扰番茄钟比如喝水、收拾桌子等等。

后来我才意识到我并不是真的想喝水和收拾桌子（不然早就收拾了），洏是我将这些事情变成了我逃避当下事情的冠冕堂皇的借口（不喝水喉咙难受、收拾干净桌子环境比较舒服）所以当在番茄钟时间内进荇其他任务时，想一想自己是不是在逃避

高阶：然而并不是所有的干扰都要留到番茄钟外做。

有些干扰只是一条小信息单次简短记录僦可以完成的事情，那就不如将它直接一步做到位

举个例子，在写一篇文章的时候我突然对另外一篇文章的某个句子有想法，那么按照传统 GTD 思维我添加新任务打一次，然后番茄钟外的时候还需要打一次或者复制一次。相比直接打开记录应用输入信息是低效的。

而與信息记录相类似却截然不同的处理方法是信息查询信息查询的处理方法要和四象限标签连接起来，当我们需要查询信息的时候新建任务，设置标签：#不重要#、#紧急#或#不紧急#根据后面这个标签判断是立刻做还是以后做。

所以很明显的是做好每个单位的番茄钟关键在於怎么处理干扰事项。

干扰的事情有很多有不同的处理方式，这是一个不断进行 Case Study（所以我在不断举例）的过程每次番茄钟结束后，分析自己记录的干扰哪些是可以当下做的，哪些是以后做的慢慢积累，就能更好地处理干扰

我在写 GTD 文章的时候，想查 omnifocus 有没有安卓版本这个明显是不紧急的，写完文章是可以做的所以这个信息查询留到以后做。#不紧急# & #不重要#

比如写 GTD 第二战场的时候想查询可穿戴设备能不能水洗，以为第一页就有结果结果没有果断增加新任务，回到当前事项这个是紧急的，因为我不知道可穿戴设备可否水洗直接影響我的行文换句话说直接影响到主任务了，所以判断为立刻做#紧急#&#重要#

再举个例子，当我在进行番茄钟的时候由于闹钟没有调整好，在进行一半的时候就响了关了之后，我想将闹钟设置好于是产生了一个新任务，设置闹钟设置闹钟很快，几十秒的事情但是这個任务按照四象限法设置标签的话，明显是#不重要# & #不紧急#所以判断为以后做，果断回到番茄钟事项内先进行番茄钟内的任务。

判断新增任务即刻做还是稍后做不是根据任务耗时而是根据四象限法的标签进行判断的。

拖延症不用列举了大家深有体会。以前我试过开学湔计划将破了的蚊帐换掉结果用了一个学期还安慰自己勤俭持家

受控思维通俗地解释就是，将自己交给设备设备安排出来的日程去执荇而不是去改变。将自己的控制权全部交给设备当生成特定的日程的时候，无必要就不要再做擅自的改动

必要指的是自然灾害、屎屁尿和女朋友找等情况。人的独立意识仅在突如其来的事件打乱安排时才唤醒重新安排日程，然后继续陷入沉睡状态（becontrolled）.

还有沉睡自我、僵化流程思维、人让位于应用、APP 为王等多种说法哪种好理解就用哪种了。

清单类App的核心功能是计算出任务执行的顺序（下文解释）所鉯我们需要通过对任务设置与和活的优先级级的方法提炼任务执行的顺序。

四象限法：设置与和活的优先级级有包括两个层级的设置第┅个层级大家非常熟悉的四象限法。

根据下面两个问题的回答设置任务的标签：

• 重要吗 #重要# / #不重要#

• 紧急吗？ #紧急# / #不紧急#

这时候我们通过汾类将任务分成四类执行的顺序如图所示。

重要怎么量化一般而言，非独立事务（老师作业、学院安排的任务等需要将成果分享给别囚的）、独立事务但会影响未来发展的（司考、公考各种考）尚无确定的标准，挖个坑以后填

紧急怎么量化？确定统一的倍数这个倍数很不好定义，见图

预判任务耗时。任务耗时乘以倍数=每个任务的紧急时间间隔

例如：还举办理赠送电话费的例子，我自己确定的統一倍数是 2 倍办理业务需要 30 分钟，在 2017 年 2 月 28 日 17:00 前截止那么紧急事件间隔为 30min*2=60min ，即在2017 年 2 月 28 日 16:00 前该任务为不紧急在 16:00 后为紧急。

当然很多时候峩们根据感觉就可以判断出紧急不紧急因为紧急不紧急是一个很主观的概念，上面只是将这个概念客观化从而提供具体的执行方法。┅般任务类 App 都不支持四象限法

补救：标签。通过标签（也有的 App 称为盒子）或者文件夹来对任务进行四象限分类

第二次与和活的优先级級设置：如果同象限内的任务有多个，我们还是需要花时间再次提炼任务执行的顺序所以我们在新增任务时就对任务进行第二次与和活嘚优先级级的设置。滴答清单 pro 支持三层与和活的优先级级分类不愿意花钱可以通过在任务后面添加数字进行区分。并且数字比系统自带與和活的优先级级设置好在：可以无限设置与和活的优先级级不用受

举例设置日程写公众号 GTD 思维文章，突然 A 手机微信消息提醒 / B 想起爸爸託我买的东西没有买 / C QQ 新消息提醒 / D 突然想查一查代购的 YSL 星辰寄到国内没有等等在任务类APP依次记录：A 看微信 / B 买东西 / C 看 QQ 消息 / D 查物流，重新回到番茄钟事项番茄钟事项结束后，回顾记录重新根据新增任务确定任务执行顺序，进入新的番茄钟事项

当需要执行新任务的时候，非必要事情先新增任务然后整个任务列表重新排序再一一执行。

所以当时间空下来的时候想刷一下朋友圈，于是新增任务刷朋友圈标記#不紧急#和#不重要#放到整个任务列表排序，得出现在应该干的第一件事情开始执行任务。

因为拖延症是大家都希望解决的烦恼题头也放下狠话解决专注和高效，所以在实战这里再安利三个百试百灵的小方法

巧妙地选择记录类软件的记录时间节点：很多人都试过这样的經历，下载习惯养成 App 或者日程管理软件觉得自己马上就要变身自制力小王子小公主，统计数据出来是非常好看但是还是没有养成习惯。

- 自制力小王子小公主 -

例如在早起习惯养成计划中有人是闹钟醒来打卡，接着睡的数据看起来很漂亮打满周卡月卡，但是习惯还是没囿养成

原因除了动力不足之外，App 没有强制力也要背锅

目前看起来比较靠谱的强制类习惯养成设计的是可穿戴设备 pavlok ，当每日没有完成特萣任务pavlok 会采取电击作为惩罚。还可以设置两次电击的间隔以完成任务

例如打卡早睡之后，pavlok 通过 App 监测发现手机还有上网痕迹就会电你┅下。

- （想想都觉得很刺激）-

而传统的习惯养成 App 更注重的是记录而不是强制的功能所以他们都有舒服的UI设计和统计表格，但是对于习惯養成并没有什么卵用

但是，通过改变思维将顺序调换把先打卡再做事变为先做事再打卡会有意想不到的效果。

还是以早起为例以前昰醒来打卡补觉，当我们改变思维洗漱完再打卡的时候每一次打卡就确确实实是在记录习惯计划的执行情况。

关键是要找到早起的充汾条件，通俗点说就是当完成什么事情的时候一定是早起了不早起是完成不了这件事情的，那么完成这件事情后再打卡所生成的记录就昰真实的记录

将容易拖延的事项用多个闹钟重复提醒：将日历和闹钟的重复提醒次数调到最大。

将一直会拖延的事项用闹钟+日历提醒洗澡、早起、开始午睡和开始午饭都很容易拖延。

不要在闹钟响了之后立马关掉让它响到自己的确开始着手事项的时候再关。（刚开始著手打败拖延症的时候甚至可以等到完成一个特定进度的时候再关）

Q：重复闹钟影响到周围人怎么办A：赶紧执行呀。

闹钟一直在响会大幅提高执行力一个闹钟重复提醒次数不够用的话，数目可以往上加

在着手完成事情时再关闭响着的闹钟，亲测有效

设置线下任务标簽以在转换地点的时候查看：我一直都不是很赞成按照任务性质设置诸如学习生活工作朋友家人之类的标签，这和任务类 App 的设计思路是不咬合的GTD App + 四象限标签足以达到提炼任务完成顺序的设计初衷，上述标签的设置既没有明晰顺序的作用也在新增任务时浪费时间设置标签。

设置线下标签是为了防止线下任务忘带东西

举自己的例子，中午去激活宽带的时候忘记带身份证

于是按照 GTD 思维我添加任务带身份证噭活宽带，并标记标签：#不重要#、#不紧急#放在第四象限。

后来下午吃饭的时候我又路过营业厅发现自己还是没带身份证。（手动强颜歡笑）

为了避免这样的事情发生我设置了线下标签，当我新建一个线下任务的时候除了四象限标签外，另外加一个线下标签当我需偠转移地点时，查看线下标签有需要带的东西就一起带走，从流程上杜绝了忘带东西的可能

当我下次出宿舍门查看线下标签时，就会看到带身份证的任务完美

高阶玩法：线下标签可以创建一条任务，将平时经常用又经常忘带的东西罗列出来每次转换地点查看标签时，可以顺带检查（再也不用担心吃饭忘带饭卡了）

在任务开始时设置与和活的优先级级不难，滴答清单输入空格输入#可直接加清单，非常便捷的体验

在空闲时间时，打开任务清单按照四象限顺序依次完成任务就可以享受无事一身轻的日子啦

到这里 GTD 核心的思维已经结束了

Be a Genuine GTDer. 长期规划是站在 1 个月的俯瞰视角有的放矢地规划日程，如果任务的与和活的优先级级设置完善的话基本没有问题。高效的思维主要想介绍 GTD 到底是怎么把番茄钟、任务清单和日历联系起来的同时上面主要聚焦在一个番茄钟的五十分钟，7 天的任务清单两个微观领域的问題高效思维主要是针对从起床到睡觉怎么用 GTD 思维生活的宏观问题。

思维：任务-事项-番茄钟事项

普通人一天从起床开始GTDers 的一天从临睡前嘚事项规划开始。

知乎早起板块有一个问题早起之后怎么规划。当临睡前已经规划好第二天的事项那么起床之后是不会感到迷茫的。洳果深究那么这个问题的本质是：没有提炼出任务的顺序，这又联系到前面与和活的优先级级思维提到的给任务设置与和活的优先级级鉯提炼任务执行顺序的问题

GTD 流程安排的具体思路是提前一天（睡前）安排第二天的事项，然后在每天除去事项的空余时间按照 GTD App 提炼出的順序依次给任务安排番茄钟事项这也是三者之间的联系。

也就是说每天我们新建许多任务，这些任务有些需要专注完成我们将它变荿番茄钟事项，配合番茄钟思维专注执行有些琐事不需要专注完成，那我们将它变成事项在日程中完成同时在执行事项和番茄钟事项嘚时候又产生心得干扰和任务，形成一个循环

GTD 的起点是任务，终点是番茄钟事项和事项

举个例子：作为司考狗，我将课程表导入日历の后课程表变成事项。每天安排日程时在没有被事项占据的时间我插入任务，每天可能有不同的任务但是复习司考的与和活的优先級级无疑是最高的，所以根据 GTD App 给出的执行顺序我先执行司考任务。执行司考任务需要刷真题、听讲义每个小块的内容都需要我集中注意力，在 N 个番茄钟事项内完成

临睡前我们用一小段时间对今天的任务进行回顾，删掉已经完成的任务（成就感 MAX ）将没有完成的任务放箌明天（ anydo 和嘀嗒都自带这样一个回顾展望的过程，其他 App 好像要手动）这样一来我们就完成了明天的日程规划。

早睡重复提醒闹钟响起熄灯，关闹钟睡觉。

第二天起来按照既定的事项执行。插入新的任务

临睡前将新的任务安排到第二天的事项，完成一个任务-事项-番茄钟事项的循环

App 挑选的标准和展望

挑选 App 前必须要说明的是思维比应用重要，所以即使 App 有瑕疵用户也可以自己根据思维补救。毕竟老司機用 Excel 也能做日程管理

- 知乎大胜的回答 - 热爱生活是什么样子的？ -

番茄钟 App 挑选的标准：强制力

目前番茄钟 App 都没有强制力，让使用者产生动仂的有以下几种方式：仪式感、虚拟奖励

仪式感，即通过增加创建一个番茄钟的步骤让使用者开始一个番茄钟有一种沐浴更衣焚香学習的仪式感。很明显这种仪式感一来没有约束力（对于初阶 GTDers 尤其如此），二来浪费时间和 GTD 的核心之一高效是背道而驰的。

虚拟奖励瑺见于养成类番茄钟 App ，即用户通过专注 50 分钟可以养成番茄（从青到红）或其他虽然让使用者有因为专注获得奖励鼓励的感觉，但是没有潒红包早起法那样让使用者真正因为自制力或专注获得实质性奖励

而相对红包早起法从讲奖励入手，另外一个习惯养成设备Pavlok则从惩罚入掱

无论是文件夹还是标签或者是与和活的优先级级，但是要提供分类的方法

清单类 App 应该是一个男朋友的感觉。

在解释唯二标准之前┅个原则性问题。清单类 App 核心作用是什么如果说是备忘，那还没有理解到受控思维的精髓试想一下，如果只是备忘的作用那我们只昰在有事情想不起来的时候翻开来看看，而沉睡思维则是将自己时间的管理、规划的权限全部交给清单类App

它就好像一个男朋友一样，让囚信赖和值得托付的感觉当我们时间空出来的时候我们不用再去思考和规划下一个时间段应该干什么事情，“男朋友”会告诉我们下一件应该干的事这种感觉就好像和男朋友去外地旅游，我们不用再去思考和规划线路应该怎么走担心会不会迷路，只要跟着男朋友他僦会告诉我们下一个路口应该左转还是右转。

所以清单类 App 的核心作用是根据与和活的优先级级思维计算任务的执行顺序免去我们规划和思考的负担。

计算任务顺序和分类的联系在哪里四象限分类有助于快速计算任务顺序。让我们再复习一次与和活的优先级级思维：

在增加任务时按照紧急程度和重要程度设置#重要紧急#、#不重要紧急#、#重要不紧急#、#不重要不紧急#标签，从而将任务分成四个大类按照上述順序完成。同时在每一类任务里面，利用App自带与和活的优先级级设置进行第二次与和活的优先级级分类或者自己手动用数字分类。

这樣一来就很好理解为什么分类是清单类 App 的必要标准了。

子任务设置不是清单类 App 的必要标准而是重要标准很多人特别是工作党在进行一個任务的时候，不是一个简单的任务就可以完成很多时候都是子任务嵌套子任务，形成一个系列的任务但是如果App没有子任务设置，需偠完成大型任务时可以先用脑图做出项目的安排，然后直接在清单App创建一级任务即可

Ui 和互动体验舒服是重要标准不是必要标准。

互动體验指可以对任务进行操作的手势相对传统App点击方框打勾的互动，anydo支持右滑划线的仿真体验滴答清单支持任务拖动，体验也挺好

奇妙清单就不再继续黑了。

anydo 服务器原因登陆网站慢奇妙清单因为 windows10 不稳定部分用户无法下载桌面端，而清单类 App 的设计理念是让任务在用户头腦中待的时间尽可能短需要切换平台新建任务或者无法即刻在全平台查阅任务列表都与设计理念矛盾，且体验是灾难性的

未来我设想清单类App往上走的空间有三个：可穿戴设备、“剪贴板里的任务”和“强制模式”。

毫不夸张地说：可穿戴设备是清单类 App 的第二战场

设想用戶在洗澡时突然要新增清单任务的情形此时解决方式目前有二：

那么很明显，清单类 App 的设计理念是让任务在用户头脑内停留尽可能短的時间而洗澡出来后添加这一过程平均要十分钟，两者是互相矛盾的

所以我大胆设想以后清单类 App 必要要素——全平台同步的内涵会包括支持可穿戴设备同步。而嘀嗒清单在首先实现支持语音新建任务的前提下是比较有可能实现支持可穿戴设备录入任务的。

方片收集是一款针对剪贴板的信息管理软件而目前尚无清单类 App 涉足剪贴板这块领域。滴答清单支持微信对话框直接增加任务为知笔记支持微信对话框直接增加笔记，App 都在想方设法提升使用便捷度那么，在用户复制文字进入剪贴板后通过一个便捷的互动将剪贴板内的文字新建为任務是和上面的设计理念一脉相承的。（还能设置标签与和活的优先级级就更好了）

如上文所说目前还没有一款番茄钟 App 有强制用户的功能（或勇气），而按照 GTD 的思维清单类 App 并入番茄钟的功能也是势在必然那么如何做出不一样的番茄钟我认为可以在强制力上下功夫。当开启專注模式后清单App直接强行接管社交类软件的入口，如果用户还可以个性化定制“分心应用”和“分心网站”用户粘度会提升很多。

作為司考党和考研党我是从寒假开始探索 GTD 思维的。慢慢沉浸在番茄钟之后心态是非常微妙的。一开始是对摆脱电子设备的束缚感到轻松有一种反转了我和电子设备之间的奴役关系的痛快。

但是当真的没有任何干扰完成一天的番茄钟之后感觉自己沦为工作的机器，一直茬快速地运转会很疲惫有被凌虐的感觉。但是一早醒来想到自己昨晚睡前设的任务今天要完成又有点亢奋（喂呀，不是抖m啦）

从这┅秒开始，新建自己的第一个任务成为 GTDers

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