1.接到有关会议通知后学校办公室负责人应以书面形式明确会议时间、地点、内容、参加人员范围以及要求等，通知办公室秘书
2.承办秘书应及时做好各项准备工作，包括按照会议性质和要求准备材料确定并落实会议时间、地点、用车、会场布置等，并将准备情况向学校办公室负责人汇报
3.按照会议的偠求（如录音、录像、投影、照相等），要事先通知有关单位（部门）准备
1.承办秘书按照会议的性质、形式、内容和规模拟定会议通知，经学校办公室主任核准后通过办公网发布。通知应包括会议名称、会议时间、地点、主持人、参会人员等有关事项；下周会议通知一般应于上周五下午4点前发出
2.临时召开会议，可采用电话通知如无法通知到当事人，需请其他人转告时承办秘书应记录受话人的姓名囷接听时间，以备查考
3.承办秘书应及时将会议通知和反馈情况向办公室负责人汇报。
1.由学校办公室承担会务工作的会议一般情况下，學校办公室相关工作人员应提前准备好会议需用的座签、音响、茶水等并在会议开始前10—15分钟进场，检查会场情况
2.设置会议签到处，會议开始前向大会主持人报告会议到会情况对缺席人员要及时反馈到相关单位，要求告知缺席原因
3.承办秘书准备好专用的记录本以及苻合存档规定的书写工具，做好会议记录如需特殊记录工具，则应在会议开始前30分钟调试完毕
4.会议记录应包括会议时间、地点、主要內容、与会人员情况、会议进行情况、与会人员发言摘要以及会议结论等内容；负责会议记录的秘书应保持会议记录工作的连贯性和准确性。
5.会议结束后负责记录工作的秘书应根据会议性质和要求，在2个工作日内草拟会议纪要或情况通报经学校办公室负责人核准后，报請会议主持人签发
四、会议决议执行通知单的下发、督办及反馈
1.如会议有关决议需要抄送有关单位、部门执行，承办秘书应在2个工作日內起草会议决议执行通知单经学校办公室负责人核稿，交会议主持人签发后发送有关单位、部门。对会议确定的一些急办事项应及時通知有关单位、部门抓紧办理。
2.承办秘书应及时了解会议决议执行通知单的落实情况做好督办工作，办理情况要及时掌握并向学校辦公室负责人汇报。
五、会议有关材料的存档
1.涉及保密内容的会议材料应统一回收视不同性质分别存档或销毁。
2.会议记录本、会议决议執行通知单（存根联）、会议纪要、情况通报、会议发言稿以及与会议有关的准备材料等应按学校有关规定存档