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1、第三章Word基本操作一、Word2000基础知识1. Word2000简介Word 2000是Microsoft 公司开发的Office办公软件之一，是一种集文件输入、编辑、排版、打印于一体的文字处理软件，它不仅可以用来制作精美文档，还可以有来制作因特网上的Wed页面。2. Word2000的启动和退出（1）启动Word 2000单击“开始”菜单按钮“程序”“Microsoft

2、0 单击Word 2000窗口“文件”菜单“退出”；单击Word 2000窗口右上角的“关闭”按钮；双击Word 2000窗口标题栏上的控制菜单图标；打开控制菜单“关闭”；使用组合键Alt+F4.3. Word2000窗口的组成Word 2000窗口主要由以下部分组成： 标题栏：标题栏是Word 2000窗口最上端的一栏，其中含有“控制菜单”图标，文档名称，最小化、最大化（或还原）和关闭按钮。 菜单栏：包括“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“表格”、“窗口”和“帮助”9个菜单项。单击每个菜单项（或按Alt键+该菜单项后标识的字母）都会弹出一个可折叠的下拉菜单，每下下拉

3、菜单中都有一些与该菜单相关的命令。 工具栏：在菜单栏的下面，将Word 常用命令以形象化的图标表示，方便用户使用。一般有“常用”工具栏和“格式”工具栏两种。a)“常用”工具栏，包括在进行文档文档操作时最常用的一些命令，例如：新建、打开、保存、打印、剪切、复制、粘贴、格式刷等。如下图：b)“格式“工具栏：包括在进行文字编辑时最常用的一些命令，例如：字体、字号、对齐方式、字体颜色等。标尺：有水平和竖直两种，用来调整文档的边界。状态栏：在屏幕的最下面，显示当前文档的一些信息，例如：光标位置（厘米、行数、列数）、当前编辑文档的页数、节数等。四个灰色按钮分别代表录制、修订、扩展和改写四种工作方式，双击它

4、们可改变工作方式。文本编辑区：用来输入、编辑、排版和查看文档。文本编辑区中闪烁的竖线称为插入点。滚动条：滚动条分水平滚动条和垂直滚动打。用滚动条的滑块或按钮可滚动文档。视图切换按钮：用来进行视图方式的选 择，有普通视图、页面视图、大纲视图和Web版式视图四种。4. Word2000视图方式视图是查看文档的方式，Word 2000提供了四种视图“普通视图、页面视图、大纲视图及Web版式视图。视图的切换可以使用“视图”下拉菜单中的命令，也可以使用水平滚动条左端的视图切换按钮。 普通视图：Word 2000中，页面视图是默认的视图方式，普通视图简化了页面的布局，这样可快速键入或编辑文字。普通视图的重

Word应该是办公软件中使用频率最高的组件，但却一直不被很多人重视，以为它简单很容易学，但实际很多人并没有掌握其基本用法，以至于自己的工作效率一直提不高。今天分享的这些知识点，也许在你急需时能用上。

Word谁都会用，高手和菜鸟最明显的区别就是效率，有人可以轻车熟路一小时做完好几份Word，有人加班到深夜手酸脖子疼还没做好一份，不管用什么办公软件，效率都是第一追求。先看第一点：

鼠标放在左侧页边距处：

单击可以选中鼠标点击位置的整行文字；双击可以选中整段文字；三击可以选中整篇文档中的文字（不过全选一般都用快捷键Ctrl+A)

点文字时，按住Ctrl键，可以选中续的多个文字。（比如一段里面需要选中不连续的多个文字加粗或变换颜色时使用）；按住Alt键再点选文字，可以不受行的限制选中矩形区域内的文字。（如藏头诗）

按住Shift键再点选另外一个位置，可以选中开始光标位置到后来光标位置间的所有文字。（比如需要改变其中一段内容的字体、颜色时使用）

Shift这个功能其实鼠标左键拖住也能实现，不过很多高手用Word根本不用鼠标，所以Shift还是很常用的。

在office操作中用快捷键，很好记，我们都知道Ctrl+C是复制，Ctrl+V是粘贴。那么格式刷其实就是复制格式，快捷键在普通复制粘贴的基础上加上Shift，也就是Ctrl+Shift+C=复制格式，Ctrl+Shift+V=粘贴格式。（PPT里也是这个快捷键）

如果是习惯鼠标流的话，还有个格式刷的技巧，双击格式刷可以让格式刷被鼠标记住，可以连续对多段文字内容进行设置格式，不需要格式刷的时候再按ESC键或者鼠标再点击一下格式刷，就可以解除格式刷的记忆。

鼠标流可以点击顶部开始菜单栏里面字号右边的那两个A进行放大缩小；键盘流点击快捷键Ctrl+【和Ctrl+】来进行放大缩小。（就是键盘P右边那两个中括号）（PPT里这个方法也适用）

表格无需EXCEL协助

有时候我们在Word里面需要用到SUM、COUNT、AVERAGE等Excel函数进行计算，菜鸟只会打开Excel列好表之后再复制粘贴，其实用Word完全可以搞定。

插入表格，输入好原始数据后，在菜单栏表格工具——布局——数据——公式，然后设置好公式和编号格式，点击确定就好啦。

需要注意的是，如果原始数据修改了，公式的数字是不会自动刷新的，手动刷新的方法也很简单，选中公式的数字，右键——更新域，就刷新成功啦！

让表格每页都自动生成表头

5.让表格每页都自动生成表头

有时候我们会尴尬的发现，Word里.面要插入的表格有点长，正好赶上表格出现的位置在某一页的下半部分，结果延长到了下一页，但是下一页没有表头又会显得不专业，设置的方法很简单。

选中表头——表格工具——布局——数据里面的重复标题行点一下，就可以啦，如果想要取消，再选中第一个表头然后再点一下重复标题行就好了。

表格最后多出一行怎么办

大家曾经应该都遇到过这样的事情，发现表格最后一行是空行，但是怎么删也删不掉，甚至多出了一页，每次打印的时候都有一种浪费纸张的罪恶感，同时心里怨恨Word为什么这么难使。

在顶部开始菜单栏里面找到段落设置的那里，然后在行距那里设置为固定值、1磅。

从网页复制过来的文字格式错误怎么办

有时候我们在做Word时候需要无耻的Copy网上的内容过来，结果发现复制过来有大量的空行，如果手工删除非常耗费时间，这时候我们就需要取巧，用替换功能批量删除。

Ctrl+H可以打开查找对话框，在查找内容那里输入^l^l（^是英文输入法状态下Shift+6，l是hijklmn里面的l），然后在替换为那里输入^p，然后点击全部替换。

有了前面的技巧，你的效率已经大大提升了，但是仅仅快还不够，你给出的文档一定是要规范的，一份Word是否规范，你发给的对象会很轻易的发现哦。我们来学习第二部分，规范格式。

自动编号是Word经常自作聪明帮大家做的事情，相信绝大多数人都不太喜欢，因为不够灵活，所以宁可用手工编号也不愿意用自动编号。

但是使用手工编号的话，一旦遇到文档内容顺序调整，就会带来大量的工作了、更多的校对时间。只要出现一次这种情况，你所浪费的时间就足以让你熟练自动编号的工作原理和操作技巧！

大家可能没用过标尺，但是一定被标尺坑过，为了对齐使劲儿按空格的事情还是发生过的，直到某一天知道了标尺原来可以这么玩：

在视图——显示里面把标尺打勾即可。

首行缩进：每个段落第一行空几个格。（放在标尺的2就是空2个格，4就是空4个）

悬挂缩进：每个段落除了第一行以外空几个格。

左缩进：设置文字最左边的边界

右缩进：设置文字最右边的边界

另外标尺上我们发现左右有个灰色底的部分（左边距、右边距），这个是设置页面左右边距的。注意：操作的时候记得先选中要调整的文字那一行，再拖拽滑块。

在PPT里文字的黄金行距是1.3，在word这种几乎纯文字的文档里面段落更是尤为重要，根据不同的文档内容，我们可能需要不同的行距、段落间距设置。

当然还有快捷键法，推荐使用1.5倍行距，快捷设置。

我们在做文件的时候经常需要换页，比如章节之间的区分，留出手写区域等等。菜鸟们习惯狂敲回车，然而一旦上面的文字有调整（比如行距、字号甚至多加了一句话），第二页顶部就会多出来一些回车

不需要回车，在你认为需要换页的文字或标点后，Ctrl+回车就可以直接换到第二页啦，不仅节省无数个回车，上面无论怎么变动，只要没超过一页，对下面没有任何影响！

规范学好了，排版不专业也不行！下面我们趁热打铁进入第三部分，编辑排版。

Word的排版这里更多的是指产品手册、合同协议、标书、毕业论文这种比较长的文档，需要一个相对正式的结构，可能涉及到封面、目录、正文等部分。甚至对文档的页眉页脚页码也有严格要求。这些就需要我们在编辑排版的过程中通过一系列的设置来实现。

什么是标题样式，对于一个正规的文档，如果希望Word可以自动根据文档的内容来生成目录，就需要把所有的文档标题设置成标题样式。

首先我们要选中Word默认样式里的标题1。在开始——样式——标题1。（其他的级别选择方式以此类推）

默认的样式如果不是你想要的，那么就在标题1那里右键——修改，然后设置你需要的文字格式。

设置的标题是不含有自动编号的，如果你需要自动编号，可以设置将标题样式和自动编号进行关联，让所有设置的标题都可以自动进行编号。

选中需要关联的标题——开始——多级列表——选择列表库里面第一种列表——再次点击多级列表——定义新的多级列表。多级列表的位置还记得吗？

点开定义新的多级列表之后弹出的窗口可以设置标题样式和自动编号关联。

在处可以选择不同级别的数字；在处可以设置这个编号的格式，这里支持中文；在处可以选择编号的样式，1、2、3还是一、二、三还是A、B、C等等。

最后一步很重要，不要着急点确定，点左下角的更多。然后选择将级别链接到样式，然后在处对1级编号链接到标题1，2级编号链接到标题2，以此类推。

如果内容调整了，需要更新目录，只需要点击一下目录边上的更新按钮即可。

目录生成以后，我们需要让目录和正文真正的分隔开，这里如果用分页符就错啦，分页符只能换页，但是无法从本质上把目录和正文隔开，会对后面工作造成不便。所以我们要用分节符。

我们在需要打印并装订成册的文档里需要设置页眉页脚，还需要奇偶页对称的页码设置，我们一步步来。

方法：菜单栏插入——页眉/页脚——选择合适的奇数页页眉/页脚

选好之后，如果想要奇数页页眉和偶数页页眉不同，双击进入页眉/页脚，勾选奇偶页不同，然后再将文档下拉到偶数页，再编辑偶数页的页眉页脚。

双击进入正文第一页的页眉/页脚，如果前面设置目录的时候插入了分节符，我们就要点击取消“链接到前一条页眉”

然后点击页码下拉条——设置页码格式，起始页码设置为1。

在完成了所有内容的编辑以后，我们可以添加一个封面，让这份文档显得更专业。

方法：菜单栏插入——封面——选择合适的封面。

如果需要打印，我们需要在封面后面插入一个空白页当作封二，避免装订的时候目录页直接装订在封面背后。

最后我们来说一个完成以后要做的事情。我们做完一份文档，肯定要给自己的上级或者对接的同事发过去，基本上都会有所修改，然而最头疼的事情就是对方发给你以后你根本不知道他修改了什么东西，或者你的同事、客户、下属发给你一份Word，你要怎么修改才能保证你们对接的效率最大化。

这就是今天要讲的压轴技巧，他人协作。

批注不修改内容，只写评语

首先我们选中要批注的段落（或段落里的某句话、某个词），然后在菜单栏审阅——新建/删除批注，就可以写评语。选择文字后，右击下拉菜单和使用快捷键也有。

修订可以对文档进行修改，如果你想直接对文章内容进行修改，在审阅里面点击修订，这样你在文档里面做的修改都会被记录下来。

如果你要给你的领导或者下属展示你修订的文章，可以在不关闭修订的情况下直接保存，这样他们会直接看到你的修订内容。

总有一次，你的上级没有开修订，或者恶意的关了你的修订悄悄把文档给改了，这个时候，就需要使用另一个小技巧：比较。

打开审阅——比较——比较文档——设置原文档和新文档，然后Word就会自动比较并用修订功能标出所有的不同。

相信很多小伙伴们都遇到过这么个尴尬事，我们在进行文档的处理的时候，突然停电了！最重要的是自己辛辛苦苦码了半天的文件还没有保存！没保存啊！没保存！以及文件找到却无法打开的情况。还有什么能比这更痛苦的呢？

微软早已经在Word中设计了一个修复程序，只不过它比较隐蔽，你没有注意罢了。巧妙地使用它，能够把你的工作成果恢复过来。请点击“文件”——“打开”，在打开文件对话框中的文件类型下拉框中，选择“从任意文件中恢复文本”项(请将鼠标向下拖动，否则无法看到这个项目)，再点击原先打不开的文件，耐心等待一会儿，凡是能够被恢复的文本，都会出现在Word窗口中，这时候就麻烦你按一下存盘图标吧！

很多小伙伴可能知道在WPS文字/Office中，有一个“保存所有文件”命令，这个命令非常有用，只要执行该命令，即相当于将所有的文件进行存盘操作，免去了一个文件窗口一个文件窗口切换：存盘之苦。

但是你未必知道，其实呢，我们也可以在Word中一次保存多个文件：只要在要保存文件前，按住Shift键然后鼠标点击“文件”，就可以发现，原来的“保存”命令已经变成了“全部保存”命令了。此时单击这个命令，相当于WPS文字中的“保存所有文件”命令，即一次性将所有打开的文件进行存盘。

其实，我们利用Word办公软件，还可以非常方便地制作出图文并茂的作品，不过有时往往出于特殊需要(如出版：发行等)，要求把其中内嵌的图片还原出来。

这时，我们固然可以使用Word打开该文件，然后选中相应图像后复制，再启动画图程序进行粘贴，最后存盘。这对于仅含有一个两个图片的文件尚可，如果你的文档中已经内置了图片文件而且比较多，那么一个一个地拷贝：粘贴，相对来说比较麻烦。

其实，只要我们单击“文件”——“另存为Web页”命令，Word就会自动地把其中内置的图片以“image001.jpg”：“image002.jpg”：“image003.jpg”：“image004.jpg”等文件，存放在以另存后的WEB页为文件名加上“.files”的文件夹下(与在IE中保存的网页一样)，非常方便

有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期，而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间，很快！

也许你已经知道了现在很多输入法其实也是支持快速输入时间的比如Windows10系统自带的中文输入法：在中文状态下输入"时间"的拼音首字母缩写“SJ”你就会看到时间出来了。

插入文字水印的步骤：单击“格式”菜单的“背景”子菜单中的“水印”命令，可以插入不同颜色：样式：大小：方向和字体的水印，还可以根据需要选择或输入要作为水印的文字。

编辑文字水印的方法：单击“视图”，选中“页眉和页脚”，出现“页眉和页脚”工具栏，把鼠标移到文字水印处单击，再单击“艺术字”工具栏，可以设置艺术字格式：艺术字形状：对艺术字作方位旋转：进行绕排等编辑操作，选中水印文字，单击右键，选择“设置艺术字格式——版式”，选择“衬于文字下方”，满意后，打开“视图”菜单，取消对“页眉和页脚”的选中(即去掉该项目前面的钩)

单击“插入——图片”，视图片的来源选“剪贴图”或“来自文件”，选定图片后向文档中插入图片。在图片插入处单击鼠标左键，出现“图片工具栏”(如果没有，请依次打开“视图——工具栏——图片”)。在“图片工具栏”要进行的几个关键编辑操作是：“文字绕排”选“衬于文字下方”，“图像控制”选“水印”。

此外，还可以对图片亮度：对比度：尺寸等进行设置，满意后在文档其它处单击即退出水印编辑，一幅图片水印就制作好了。

在日常的文字录入和编辑过程中，有些时候可能会出现生僻字，如何能够将不熟悉的汉字迅速输入到当前文档中成为困扰很多人的难题。其实现在很多输入法当中都内置了手写板的功能，可以将一些生僻字直接通过手写输入的方式进行录入。这里我们就来介绍下Windows10下如何在Word快速输入并注音生僻字。

1）首先打开Windows10触摸键盘：在任务栏上点击一下右键再点“显示触摸键盘按钮（Y）”。

2）在任务栏上就出来一个触摸键盘的图标，点击一下它。

3）在出来的屏幕键盘上点击简体键盘。

4）点击一张纸和一支笔的那个图标。

5）在这个界面如果笔记本电脑有触屏的功能的话，直接使用手写就可以了。如果没有可以使用鼠标在上面画写。写好以后点击插入到你想要的地方去。

为了帮助用户快速的去了解当前汉字的读音，Word中内置了拼音指南的功能。选中所要添加拼音的汉字，在开始选项卡的字体选项组中，直接单击拼音指南按钮，在随机打开的对话框中单击确定按钮，即可将拼音添加到当前所选的汉字上。

这样不仅可以完成汉字的输入，而且也可以非常容易的了解汉字的准确读音。

现在，我们的个人电脑上是Microsoft Windows的天下，软件也越做越大，连一些文字资料的文件也不例外。如我们在Word中打一点儿字，动不动就几十k字节，文件一多，给我们交流、使用都带来了不便(尤其是上网发附件)。

其实，只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令，Word则会重新将信息进行整理存盘，这样会使得文件的容量大大减少。如果你嫌每次都要“另存为”太麻烦的话，可以打开Word，单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“保存”选项卡，在设置窗口中取消选择“快速保存”选项，以后Word就会在每次保存文件时，自动进行信息整理并存盘，实现“减肥”操作“一劳永逸”。

另外，如果我们使用了Word的嵌入字体技术，则在选中“嵌入TrueType字体”后，还应选中“只嵌入所用字符”复选框，否则Word会把所用到的TrueType字体一同“打包”，使得文件增大。

有时候需要删除Word文档中有许多空行(如从网站查找到复制过来的纯文本形式的法规文件)，一行一行的删除费时费力，这时我们可用"替换"功能来轻松解决(在WPS中删除空是很方便的)，方法如下。

打开"编辑--替换"，把光标定位在"查找内容"输入框中，单击"高级"按钮，选择"特殊字符"中的"段落标记(P)"两次，在输入框中会显示"^P^P"，然后在"替换为"输入框中用上面的方法插入一个"段落标记(P)"(一个"^P")，再按下"全部替换"按钮。

这样多余的空行就会被删除，如果发现还有一些去不掉，可再重复一下就可以了，如果是在处理复制网页文章时还会出现段落标记后有一些空格，那你就试一下在查找中的"^P"加个空格，再加上"^P"，替换为"^P"，那么从网上下载一些文字材料出现的空行太多使得行数居高不下问题就自然解决了。

此时如果上面的方法去不了空行，那你需要细心看一下换行段落标记，是自动换行(页面行末显示的符号是"?")，还是手动换行(页面行末显示的符号是"")，前面去空行的是自动换行符。

对文件中手动换行符("Shift+回车")形成的空行，在替换时需要选择"特殊字符"中的"手动换行符(L)"两次，即用"^l^l"替换成"^l"，空行便可去除。总之用替换的方法来删除空行时，要灵活对待查找的内容，不然可换不了啊。

我们在使用Word制作文档时，经常要与别人合作，一般情况下，我们都是把别人的文件拷贝过来打印，这虽然方便，不过不利于文件的管理。试着单击“插入”菜单下的“文件”命令，在弹出的窗口中选择“Word文件”，再找到同事的文件，点击“插入”钮，同事的文件已经历历在目了，而且图片：表格：字体：字号：格式都丝毫没有任何变化。

在Word默认情况下，我们都将文件存为Word的DOC格式。不过，有时候我们出于特殊的需要，如投稿时需要TXT格式：多媒体软件中需要RTF格式等。把Word文档存为其余的格式固然很方便，只要单击“文件”——“另存为”命令，然后在保存对话框中选择欲保存的类型再点击“保存”钮就行了。不过，每次这样做未免有些麻烦。

其实，只要我们单击“工具”—“选项”，打开设置窗口，点击“保存”标签，在“将Word文件保存为”下拉框中的“Word文件(*.doc)”改为自己想要的格式，以后每次存盘时，Word就会自动将文件存为你所预先设定的格式了。

以上就是小编为大家整理的相关Word在应用中相关的一些技巧，欢迎大家在下方留言区留言，分享您所知道的Word应用小技巧，欢迎大家交流分享！