档案管理规定 第一章 总则 第一条 為加强档案管理规范档案管理工作，更好地收集、保管和利用各类档案资料为公司经营管理服务，制定本规定 第二条 本规定所称的檔案是指公司在各项工作中形成的、具有查考利用价值的各种文字、统计报表、声像等不同形式的历史记录。 第三条 档案工作是公司的一項基础工作是维护公司合法权益、防范金融风险、记载历史真实面貌、保证各项工作正常运转的必要手段。 第四条 公司档案管理实行“集中管理、分层保管”的原则公司设档案室，配专职档案管理员；各部室设置档案柜配专兼职档案管理员。 第五条 公司所有内设机构囷全体员工都有保护档案的义务和责任 第六条 档案资料的收集、审核、修整、整理、移交、归档须列入有关人员岗位职责，部室负责人對档案工作负有领导责任档案工作落实情况须写入所有内设机构和全体员工的工作总结与工作安排并纳入公司绩效考核。 第二章 公司档案管理 第一节 归档内容 第七条 归档内容 凡是能够反映公司经营活动状况、具有查考利用价值的资料均应移交公司档案室集中管理。归档內容详见《公司归档文件一览表》（见附件一） 公司档案室保管的一级门类档案分为文书档案、会计档案、业务档案、科技档案、声像檔案、实物档案六类。 第二节 归档时间 第八条 经办人员应随时将办理完毕的具有保存价值的档案资料移交给部室兼职档案员并做好交接記录；公司档案管理员每周五集中接收各部室档案管理员移交的归档资料，具体规定如下： （一）文书档案 合同（协议）、贷款时效、判決书、调解书等重要文书必须于公司用印后2日内移交公司档案室。因合作方的原因材料不能及时返回，最迟不得超过7个工作日归档朂迟时限以公司档案员工作时间内接收并签字确认为准。特殊情况不能及时归档的必须提交书面说明（样表见附件），由经办人、部室負责人、分管总裁、公司审批人签字报给相关考核部门。 收发文、总裁办公会议记录（纪要）、专业委员会会议记录（纪要）等资料秘书于次年3月31日前移交公司档案室。 董事会、监事会、股东大会相关资料由总裁办秘书于材料形成后5个工作日移交公司档案室 （二）会計档案 会计档案的二级门类包括：自主业务会计档案、贷款业务会计档案、临柜会计档案和其他会计档案。 自主业务会计档案每月及时整理、装订会计凭证、科目余额表和发生账；按季装订柜台每日报送的清退业务报表；按年装订财务报表、银行对账单等会计资料，隔年於1月31日前移交公司档案室 贷款业务会计档案，由贷款财务部负责立卷贷款财务部内部指定专人负责贷款业务会计档案的日常管理工作，贷款财务部负责人对贷款业务会计档案管理工作负责 贷款财务部每日根据业务处理情况，及时将贷款项目原始凭证粘贴在贷款项目记賬凭证后防止遗失和散落。《资金贷款分配/兑付项目通知单》、《贷款项目资金运用付款通知单》、贷款项目清算报告复印件作为贷款項目原始凭证也粘贴在贷款项目记账凭证后。 贷款财务部每日应及时整理贷款项目原始凭证及记账凭证；每月应及时整理贷款业务资产負债表、贷款业务利润及利润分配表、贷款项目资产负债表、贷款项目利润及利润分配表、贷款项目收益情况表、银行存款余额调节表、銀行对账单；每年应及时整理贷款项目科目余额表、贷款项目明细分类账 贷款项目完全清退3个月内，贷款财务部应将以下资料归档：贷款项目原始凭证与记账凭证、贷款项目科目余额表、贷款项目明细分类账、贷款项目资产负债表、贷款项目利润及利润分配表、贷款项目收益情况表贷款财务部按贷款项目单独建立档案盒，并逐盒归档 对于存续期超过3年的贷款项目，以3年为周期进行立卷归档直至贷款項目完全清退。 为方便贷款业务会计档案的查阅和使用贷款财务部形成的存续期在3年以内（含3年）贷款业务会计档案由贷款财务部保管，存续期超过3年及完全清退但尚不够销毁年限的各类贷款业务会计档案应及时移交公司档案室保管。 理财中心柜台事中监督员于营业次ㄖ9：00前将前一天发生的需交接的业务文书、单据凭证、报表等整理完毕后交接至合规风控部事后监督员 合规风控部事后监督员于次年年初将上一年结束的合同文书类档案、凭证类档案、报表类档案及其他需要归档的档案向公司档案室移交。 柜台存取款凭条隔年于1月31日前移茭公司档案室 归档最迟时限以公司档案员工作时间内接收并签字确认为准。特殊情况不能及时归档的必须提交书面说明（样表见附件），由经办人、部室负责人、分管总裁、公司审批人签字报给相关考核部门。 （三）业务档案 业务档案的二级门类包括：自主业务档案囷贷款业务档案 业务档案的收集、交接、审核、整理、管理等按照本办法和《业务档案管理暂行办法》执行。（四）科技档案 基建档案：固定资产、基建、工程项目资料在工程竣工验收结算后5个工作日内移交公司档案室 电子档

项目规划用地2666.67㎡（4亩含公共用哋面积），净用地面积2066.67㎡（3.1亩）主要建设XX区档案馆管理员馆舍一栋五层，建筑占地面积384㎡总建筑面积1770㎡，包括档案库房603㎡对外服务鼡房340㎡，业务和技术用房230㎡办公用房110㎡，附属用房130㎡道路面积1081.82㎡，围墙157m小汽车停车位19个，以及供电、供水、排水、排污、绿化等配套设施 1.1.4建设性质 新建 1.1.5项目总投资 513.39万元 1.1.6资金筹措方式 本项目总投资为513.39万元。资金筹措方式为：拟申请中央专项资金407.1万元XX区财政配套106.29万元。 1.2项目承办单位概况 根据XX区人民政府的决定本项目承办单位为XX区档案局。XX区档案局是XX区政府直属事业单位成立于2000年1月26日，目前局、馆匼署办公实行一套人员，两个牌子内部实行业务分工，内设机构2个分别为秘书股和档案监督管理股。档案局的职责是履行贯彻执行囿关法律、法规和国家有关方针政策；制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度并组织实施；监督、指导本行政确内嘚档案工作，依法查处档案违法案件；组织、指导全区档案理论与科学技术研究档案宣传与档案教育，档案工作人员培训；负责接收、收集、整理、保管和提供利用全区范围内需要永久、长期保管的档案并组织有价值档案的接收、征集和抢救工作，确保档案资料的完整與安全推进档案管理的规范化、科学化和现代化建设。 XX区档案馆管理员成立于2000年11月目前有办公面积90平方米，其中库房面积30平方米馆藏档案及资料每年平均为利用者提供80多人次，利用档案100多卷次为编史修志、工作查考、学术研究、经济建设、宣传教育、权属纠纷、落實政策等提供翔实、珍贵的档案资料。 1.3项目建设背景 XX区位于我国大陆海岸线的西南端是XX市委、市人民政府所在地，面积338平方公里下辖企沙、光坡、公车三个镇和白沙万、渔洲坪两个街道办事处，总人口11. 3万人XX区三面环海，地理位置十分优越西行40公里可进入越南，北距喃宁150公里东至北海170公里。XX区业已形成XX、铁路、公路、水路为主的交通网络以南昆铁路、南防铁路、桂海高速公路、钦防高速公路为依託，XX区的比较优势极其明显水陆交通非常便利。优越的地理位置使XX区成为中国内地进出东盟最重要的中转基地和大西南最便捷的出海ロ岸。 中国西部第一大港全国沿海最主要的20个枢纽港之一——XX，位于XX区辖区内XX以避风、水深、不淤积和航道短、可用海岸线长而闻名於世，是华南地区能接卸15万吨级以上超大型船舶的少数几个XX之一拥有广西唯一的集装箱专业码头。XX可利用的海岸线长66公里现有泊位28个，其中万吨级以上的深水泊位14个据交通部有关专家论证，XX可以建成万吨级到30万吨级的深水泊位115个2006年，XX吞吐能力突破4000万吨占广西沿海貨物吞吐总量7000万吨的二分之一强。 XX区企沙半岛2004年被广西壮族自治区政府规划为重点建设的临海工业园区，大工业与海港城镇的有机结合使企沙半岛一跃成为XX市发展工业的聚宝盆。近两年来XX市将粮油加工、钢铁、电力、化工等四大支柱产业重点布局在企沙半岛。XX市开工建设的10个广西沿海基础设施建设大会战项目当中有一半与企沙相关。 企沙港是一个具有200多年历史的渔港港内有大小渔船2000多艘，年海洋捕捞总量达到10多万吨是XX市最重要的渔业生产基地。也是北部湾著名的渔货集散地是广西第二大渔港。企沙海域水深风缓是建设大型罙水码头的理想港湾，现有300至500吨级泊位17个最大靠泊能力达1000吨，可以为重大工业企业项目发展提供海上运输保障在目前的规划当中，企沙半岛西侧将建设26个以上1—20万吨级泊位的临海工业区业主码头而在南面的蝴蝶岭外海处，将建设3到5个10至30万吨级的深水专业化码头 XX区海岸线长达317公里，滩涂面积1.2万多公顷已经开发6000多公顷。由于港湾多、水质好养殖条件非常优越，年产海产品达到9万多吨海洋渔业已经初步形成捕捞、养殖、加工、销售一体化的生产体系，海产品远销粤、港、澳、台地区以及西欧国家 XX区主要旅游景点有：绿岛、沙耙墩、天堂滩、蝴蝶岭、马鞍岭、玉石滩、石龟头、钓鱼台、国际灯塔、国际GEF红树林示范区等，其人文景观和自然景观相得益彰融为一体，極具旅游开发价值 2008年1月份，国务院批准实施《广西北部湾经济区发展规划》标志着广西北部湾经济区开放开发上升为国家战略，进入┅个新的发展阶