一、 人事档案保管制度

第一，保守档案机密现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容而档案机密便是企

的一部分。对人事档案进行妥善保管能有效地保守机密。

第二维护人事档案材料完整，防止材料损坏这是档案保管的主要任务。

第三便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的科学有序的保管是高效利用档

□ 人事档案保管制度的基本内容

建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材

料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度

(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档归档的大体程序是：首先对材料

進行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次按照材料的属性、内容，确定其归档的具体

位置；再次在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案

(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段

检查的内容是多方面的，既包括对人事檔案材料本身进行检查如查看有无霉烂，虫蛀

等也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好有无其他存放错誤

检查核对一般要定期进行。但在下列情况下也要进行检查核对：

——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：

——对有些档案發生疑问之后如不能确定某份材料是否丢失。

——发现某些损害之后如发现材料变霉，发现了虫蛀等

(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度档案的转递一般是由工作调动等

引起的，转递的大致程序如下：

③填写《转递人事档案材料的通知单》；

④按发文要求包装、密封

在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递不能交本人自带。另外收档单位

在收到档案，核对无误后应在回執上签字盖章，及时退回

(4)保卫保密制度。具体要求如下：

①对于较大的企业一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备

②库房备有必要的防火、防潮器材。

③库房、档案柜保持清洁不准存放无关物品。

④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合

⑤無关人员不得进入库房。严禁吸烟

⑥离开时关灯关窗，锁门

(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：

②人事档案材料收集补充情况

⑦人事档案工作人员情况。

第一建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中

应遵循一定的程度和手续，这是保证档案怎样管理档案秩序的重要手段

第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案怎样管理档案活动提供规章依据工作人员必须按

照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求

□ 人事档案利用的方式

人事档案的利用有多种方式：

(1)设立阅览室以供利鼡查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方

以便调卷和怎样管理档案。这种方式具有许多优点如便于查阅指导，便于監督利于防止泄密和丢

失等。这是人事档案利用的主要方式

(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件比如：本机关领导需要查阅人事檔案；

公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长到期未还者应及时

(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一出具的证明材料可以是人事档

案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件要求

出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。

1、首先应当明确员工档案中应当放置的内容：劳动合同、员工身份信息表、入职制喥培训考试表、公司制度发布签收表、劳动合同续签通知书、体检报告、违规违纪处罚单、转正申请、辞职报告等；

2、其次需要明确员工檔案建立、调阅、销毁的制度：应在员工入职公司一个月内建立档案调阅的级别不应低于中层领导一级且应当有HR在场，非公司需要不得複制其中内容销毁员工档案应在该员工离开公司两年后；

3、对员工档案进行编号，人数较多可以按照部门进行分大类再根据年份分小類。人数不多可按照入职公司年份进行分类摆放区分在职员工和离职员工的档案；

以上为个人意见，相互探讨

如果您是员工，人事档案的怎样管理档案应当根据您所在地的政策以及您所在单位的性质确定其应当放得地方。