在默认情况下，我们用Word打开WPS文档时，系统提示打不开，这是不是就代表Office不能读取WPS文件呢？其实不是，只要你经过一些简单的操作，就能达到目的，下面就是具体的方法。

在默认情况下OfficeXP并没有安装转换器，我们可以在安装时安装WPS文件转换器，这样就可以打开WPS文件了。在光驱中放入OfficeXP安装光盘，运行安装程序，并选择“添加或删除功能-更改已安装的功能或删除指定的功能”按钮，接着选择“Office共享功能→转换和过滤器→文本转换器”中的“中文WPSFORDOS”和“中文WPS97/2000FORWindows”选项即可。这样再在Word中单击“文件→打开”命令时，在打开对话框中的“文件类型”中就可以看到打开“WPSDOS导入”和“WPS文件”两个选项，分别对应DOS版的WPS文件和WPS97／WPS2000/WPSOffice文件，选中文件就可以在Word中打开。

Word2002在新建文档任务窗格中显示了你最近打开的4个文档的列表，用这种方式可以非常轻松地打开文档，不过你可能常常会感觉只显示最近的4个文档有些不够用，想在该列表中看到第5个或更多打开过的文档吗？方法如下:单击“工具→选项”命令，打开对话框，然后单击“常规”选项卡，在“列出最近所用文件”框中指定你想在新建文档任务窗格中显示的最近所用文档的数量，这个数字最高可以指定为9，单击“确定”按钮即可。

方法一:单击“文件→打开”命令下的“打开”对话框，选中要打开的多个文档，若文档顺序相连，可以选中第一个文档后按住Shift键，再用鼠标单击最后一个文档，若文档的顺序不相连，可以先按住Ctrl键，再用鼠标依次选定文档;单击“打开”按钮即可。

方法二:在“资源管理器”中，选中要打开的多个Word文档，按下回车键，系统会自动启动Word2002，并将所选文档全部打开。在选择文档时，如果是要选中多个连续文档，可以按下Shift键再用鼠标单击相应的文件名;如果要选中多个不连续文档，就按下Ctrl键再用鼠标单击相应的文件名。

方法三:如果文件在不同的目录中，可以在“资源管理器”的相应目录中，选中要打开的文档，按下鼠标左键，将文档拖到任务栏中的Word图标上（注意:此时的Word中没有打开的文档），所选文档就被打开了;再找到其它目录，用同样方法将所选文档拖到Word图标上。

选择“文件”菜单，在菜单最下方会出现最近编辑过的4个文件名，单击其中一项，便可快速打开相应文档。

如果希望Word每次启动时都能自动打开某个文档，可以通过简单的宏命令来实现这个功能，方法是

，该网址立即成为超级链接，你只要单击它，就可以到该网址进行浏览了。

在Word中，当我们输入了含有超级链接的文字内容时，Word会把这些内容识别出来，并以蓝色加下划线的超级链接格式显示出来，当你输错了超级链接中的内容，想要对它进行编辑时，可就不太方便了。如何取消Word自动转换的超级链接呢？

方法一:在输人的超级链接内容刚变成蓝色加下划线的格式时，立即按下“Ctrl+2”组合键，可立刻取消超级链接格式，变成正常的文本格式。也可以把鼠标置于该超级链接上，当鼠标指针变成手的形状后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“取消超链接”命令即可。

方法二:上面的方法在文档中含有少量的超级链接内容时，可随时方便地修改，但如果遇到文档中含有大量的超链接内容时，方法一就显得很麻烦了，别急，我们有更快的办法。选中所有要取消超级链接的内容，点击工具栏上的“复制”按钮，然后再选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”，在弹出的对话框中选择“无格式文本”，覆盖原来的内容就可实现一次性取消全部超级链接。

方法三:使用方法二将会丢失已经设置好的文字格式，下面要介绍的方法将会让你从此摆脱超级链接的困扰，而不会丢失设置好的文字格式。单击“工具→自动更正选项”命令，打开“自动更正”对话框，单击“键入时自动套用格式”选项卡，清除“Internet及网络路径替换为超链接”复选框前的标记，然后单击“自动套用格式”选项卡，清除这里的“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框前的标记，“确定”后退出。输入一个超级链接文本试试，果然不再变成超级链接格式了。

有时在打印一篇文档时会莫名其妙地打印出一些附加信息，如批注、隐藏文字、域代码等。要避免打印出不必要的附加信息，只要在打印前单击“工具→选项”命令，在“打印”选项卡中取消选择“打印文档的附加信息”下的相应的内容即可。

当你在打印预览模式下查看某Word文档时，可能想要直接调整或编辑某些图片和文字。如何办呢？

3.点击打印预览工具栏上的放大镜，当鼠标指针从放大镜图标变为I型图标时，你就可以编辑该文档了。要想退出打印预览并返回到原先的文档视图，点击“关闭”按钮。

编辑表格时，我们会发现表格线显示为灰色，而且不能够打印出来，这是怎么回事呢？

在默认情况下创建表格时，表格带有宽0．5磅的可打印黑色边框。不过，删除该边框后，表格线就显示为灰色的虚框，这些虚框不会被打印出来。如果要打印表格中的线条，必须添加边框，方法是:单击“格式→边框和底纹”，选择“边框”选项卡，在“设置”标题下单击“全部”，最后单击“确定”按钮。如果不需要在文档中显示虚框，请在“表格”莱单上单击“隐藏虚框”。

单击“文件→打印”命令，在弹出的“打印”对话框中，单击“打印内容”下拉列表框，选择“显示标记的文档”项目则可以把文档连同批注打印出来;如果选择“文档”则只会打印出文档内容，不会打印出文档批注内容;而选择“标记列表”只会打印出文档批注内容，不会打印文档。

在工作中有时需要使用8开纸打印，而Word的页面设置中仅提供了16开纸型，如何解决这个问题呢？

我们可以使用“横向打印法”来解决这个问题。单击“文件→页面设置”命令，在“页面设置”对话框中选择“纸张”选项卡，选择“纸型”为“自定义大小”，并把“高度”设为26厘米，“宽度”设为36.8厘米;在“页边距”选项卡中把“方向”选为“横向”，这样我们就做出了一个8开纸了，编辑完成后直接打印即可。

如果要在一篇文档中同时使用竖向和横向两种不同的页面方向，我们可先选中需要改变方向的文档内容，然后单击“文件→页面设置”命令，在弹出的“页面设置”对话框中的“页边距”选项卡中选择所需的页面方向，并在“应用于”选项栏中选中“所选文字”即可。其实Word是在所选内容的前后各插入一个分节符，并仅对这一节中的内容进行页面方向更改，从而实现了在同一文档中使用不同的页面方向。

在Word打印时想纸的正反两面都打，先打奇（偶）数页但因为页数太多不想敲页码范围，你可以这样进行设置，就只打奇（偶）数页:单击“文件→打印”，出现“打印”对话框，选择“打印”下拉框中的“奇数页”或“偶数页”即可。

2.选中要打印的多个文档，用Shift可选择顺序相连文档，用Ctrl键可选择不相连的多个文档

利用Word中的窗体可以创建诸如统计表格之类的格式化的文档，其它用户可在文档中特定的地方填写相关的信息，而不能更改其它处于非填写区的内容。如果要利用已事先打印好的含窗体的空白文档（即在填写区还没有填写内容）来打印多份不同的统计信息，我们可以单击“工具→选项”命令，在“打印”选项卡中选中“仅打印窗体域内容”选项，这样当在窗体中填写完信息后，打印出来的仅仅是所填写的信息，而不是将整个统计表格文档打印出来。

如果需要将一篇用Word编辑好的文档进行打印，而正好这台电脑又没有配备打印机，我们可以在“打印”对话框中选中“打印到文档”选项后确定，在接下来弹出的对话框中输入一个文件名后再确定，即可生成一个后缀名为prn的打印机文件，然后将上述文件拷贝到软盘上或网络传送，再到另外一台电脑上，在DOS状态下用“copya.prnLPT1”命令，即可按排版的格式将文档打印出来（即使那台电脑上没有安装Word也行）。

想把多张文档打印在同一张纸上吗?可以通过下述方法实现:单击“文件→打印”，出现“打印”对话框，在“按纸型缩放”下拉列表框中选择所使用的纸张即可实现缩印。例如你在编辑文件时所设的页面为A4大小，如果想用16开纸打印，就可以在“打印”对话框下拉列表中选择16开纸型，Word会通过缩小整篇文件的宇体和图形的尺寸将文件打印到16开纸上，完全不需重新设置页面并重新排版。

有时我们需要在一篇很长的文章中有选择地打印其中几页或其中几节，如果一页一页地查找并打印会非常麻烦，这时我们可利用Word给我们提供的部分打印功能

1.如果打印范围是连续页，只需直接在打印对话框的“页码范围”内输入页码即可，如“3等

2.如果打印范围虽然是连续页，但中间有间断，可用逗号进行分隔。例:想打印第3页至第6页和第10页至第20页，这时可在“页码范围”内输入“3-6，

3.如果打印不连续的若干页，可直接输入用逗号间隔的页码。例:想打印第2、第4、第6、第9页，可在“页码范围”内输入“2，4，6，

4.如果想打印某节文件，可按“S节号”的格式输入。“S表示打印第2节;如果有不连续的节，也可用逗号间隔，例:“S2，S4，S表示打印第2节、第4节和第8节

5.如果想打印某一节内的某页，可输入“P页码S节号”。例:“P3S8'，表示第8节的第3页，“P2S4-P6S表示打印第4节的第2页至第6节的第6页

6.如果打印某文件内的某一部分，可以先选中要打印的内容，然后在“打印”对话框中的“页面范围”下选择“所选内容”项后即可。

有时想多打印几份同一个文件，但我们没有必要按几次“打印”按钮，只要在打印对话框中的“副本”选项区域下的“份数”框中输入要打印的份数，即可同时打印出几份相同内容的文件。如果选中“逐份打印”选项，则Word会按打印完一份再打印另一份的顺序打印文件，这样我们就不用在打印完后再分类。如果不选“逐份打印”选项则会将所有份数的第一页打印完之后，再打印以后各页。

单击“文件→打开”命令，在打开的对话框中，选定文件名后右击，在出现的菜单中选择“打印”命令，就可不打开文件而快速打印Word文档。

如果你有一篇很多页的文档需要打印，按照Word中的默认设置总是从第一页打印到最后一页，所以整篇文档打印完后是最后一页在上面，第一页在最下面，这样我们又要手工将所有的页逆序整理一遍，十分麻烦。其实我们在打印前只要单击“工具→选项”命令，在“打印”选项卡中选中“逆页序打印”，即可在打印时按逆序从最后一页打印到第一页，从而打印完后所有的页是顺序排列的。

在用Word打印文档时，我们会发现有时打印出的页面效果与显示的版式有明显的差别，这主要是因为正在打印的文档中是用其它语言版本的Word创建的文档，并且文档的纸张大小也与当前打印机的要求不同。要想改变文档设置格式，使其符合所用打印机的类型，可单击“文件→打印”命令，在“缩放”下的“按纸型缩放”中选择所用纸型，Word将调整页面使其适合你所用的纸型。

要在每次打印时都以这种方式调整文档比例，可单击“工具选项”命令，然后单击“打印”选项卡，选中“允许重调A4／Letter纸型”复选框。

利用“选择性粘贴”命令可以让Word2002提供镜像打印功能，其操作方法是

在Word中完成文档的编辑排版，按常规方法保存待打印文件。根据待打印文件的页面设置建立一个新文件，再切换到待打印文件的第一页，将其中的全部内容选中并复制到剪贴板。回到新建文件的空白页面，单击“编辑→选择性粘贴”命令，打开对话框，选中其中的“图片”（或“增强型图元文件”）后单击“确定”按钮，鼠标单击新文件中的内容，可以看到其四周的圆形控点，说明它们已经变为图片。在“绘图”工具栏上单击“绘图→旋转或翻转”子菜单下的“水平翻转”命令，新文件中的图片就被翻转成了镜像。重复上面的操作，将待打印文件中的其它页变为图片镜像，最后单击工具栏中的“打印”按钮逐个打印即可。

在更改纸张大小、方向时，有时会出现因错误提示而无法修改的现象，这多半是因为有些段落的栏太窄或左右边距太小造成的。只要打开“分栏”对话框后复选“栏宽相等”，就可以进行其它设置了。

单击“文件→页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”标签，并选择“纸型”为“自定义大小”，设置纸张的大小，如宽55厘米、高55厘米等，单击“确定”按钮，此时Word会提示“有一处或多处页边距设在了页面之外，选择'调整’按钮可适当增加页边距”，我们选择“忽略”按钮。

在页面直接输入需要打印的汉字内容，然后选中它们，单击“格式→字体”命令，在打开的“字体”对话框中选中“字号”输入框，输入字号大小，输入字号的大小在1～1638磅之间。一般纵向A4幅面单字大小为500磅．纵向A3幅面单字大小为750磅，注意输入字号后一定不要忘了回车，否则字号设置不起作用，最后单击“确定”按钮保存。

此时我们可以看到Word窗口中汉字明显大了，为了取得更好的效果，我们单击工具栏上的比例缩放下拉框，选择一个合适的比例，就可以看到整体效果，单击“打印”按钮后即可把当前大字打印出来了。

Word2002设计了更方便的字数统计功能，使用“字数统计”工具栏可以检查文档中的当前字数，而不必重复打开“字数统计”对话框。要想让“字数统计”工具栏显示在屏幕上，可以单击“工具→字数统计”命令，在弹出的对话框中单击“显示工具栏”按钮，就可以在文档编辑窗口上看到出现的“字数统计”工具栏，以后要统计字数时直接单击“重新计数”按钮即可，单击其中的下拉菜单可以看到更多字数统计内容。

利用工具栏可以大大加快操作的速度，因此我们会把经常使用的工具放在工具栏上。一般来说，我们是通过“视图→工具栏”命令来选择显示在工具栏上的项目，这比较麻烦。事实上，要想快速向工具栏中添加/删除项目，可以直接在工具栏上右键单击，在弹出的菜单中直接选择有关的项目即可，选中该项目，可以使它显示在工具栏上;取消选择，就可以使它从工具栏中删除。

在Word的工具栏中有不少按钮，可是有很多我们并不是经常用到，这些按钮白白地占着我们本来就不宽敞的屏幕，实在是一种浪费，那么怎样才能快速地删除这些按钮呢?你只要按住A1t键，再用鼠标左键把不需要的按钮拉到工具栏外，待鼠标指针下方出现一把小叉后放开鼠标左键，你就会发现这个按钮已被删除了。

如果想恢复原来的工具栏样式，那么可以点击“工具→自定义”按钮，在弹出的对话框的“工具栏”选项卡的列表框中选中要恢复的工具栏名称，然后点击右侧的“重新设置”按钮，接下来确认要恢复的工具栏样式仅限于当前的文档还是作用于所有的Word文档，点击“确认”按钮即可。

在Word工具栏中有一些分隔线，把工具栏按钮按功能分成不同的区域。当你为工具栏增减按钮之后，如果觉得某分隔线的位置不合适，可按住Alt键，同时左键拖动工具栏按钮，若拖动方向为增大按钮间距，则自动在其中间增加分隔符;若拖动方向为减小按钮间距，则自动去掉两者中间的分隔符。

缺省情况下，“常用”工具栏和“格式”工具栏共享同一行，不便于使用。如果把“常用”工具栏和“格式”工具栏分开，具体操作是:单击菜单“工具→自定义”命令，选择“选项”标签，选中“分两排显示常用工具栏和格式工具栏”复选框即可。

有时需要奇数页的页眉或页脚与偶数页的设置不相同，只需单击“文件→页面设置”命令，在打开的对话框中单击“版式”选项卡，选中“奇偶页不同”选项即可。

因工作需要，我们常常向Word的“自动更正”中添加一些新内容，可一旦重新安装Word后，这些信息就全部丢失了，让人非常难受。事实上你可以采用下面的方法保存“自动更正”:每次重新安装Word前，用“查找”的方法把Word安装目录下所有扩展名为ACL的文件找到，然后把它们复制到软盘或硬盘的其它分区保存，并记录下每个文件所对应的路径，一同保存。这样，一旦重新安装Word后，将这些文件复制到对应文件夹中覆盖掉同名文件，马上就可以使用以前添加的“自动更正”内容。

在默认情况下，当我们打开菜单时，它并没有完全展开整个菜单，而是在菜单下面出现一个向下的双箭头，当你将鼠标放到这个箭头上片刻，就会展开整个菜单，这样不利于我们快速找到需要的命令。我们能否一打开菜单，就能看到所有的命令呢？

单击“工具→自定义”命令，打开自定义对话框，单击“选项”标签，选中其中的“始终显示整个菜单”选项，然后单击“关闭”按钮，再单击菜单，是不是立即看到了所有的命令。

如果想调整工具栏中按钮的布局，把按钮从一个位置移动到另一个位置，可以采用以下方法:按住Alt键，同时左键拖动工具栏按钮，拖到到合适位置释放即可。

文档要做到图文并茂，首先就要为自己的Word工具栏添加一个“插入图像”按钮，方法是:单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框，选择“命令”标签，在“类别”中选择“插入”项目，然后在右侧“命令”中找到“来自文件”图标，用鼠标按住该图标不动，将其拖放到工具栏上，插入到工具栏中任一位置，松开手，你就会发现该图标已经位于工具栏中了。以后要插入图片文件时，直接单击“插入图片”按钮，就会马上打开“插入图片”对话框．是不是方便很多呢。

在Word中编辑文档时，为了精确地控制文档的左右边界和某些字符的制表位，一般是在页面视图中使用垂直与水平标尺来达到这个效果。你是否注意到，水平标尺与垂直标尺使用的度量单位默认为字符，这与我们常用的以厘米为单位来计算不同。为适合习惯，我们可以将标尺上的默认的度量单位由字符单位设置为比较熟悉的厘米单位，设置非常简单，可以在菜单栏中选择“工具→选项”命令，在出现的窗口中选择“常规”选项卡，将“使用字符单位”选项取消即可。

默认情况下，我们每次打开或新建一个文档，Word都会自动新建一个窗口，每个Word文档在Windows任务栏均显示为一个图标，这虽然对切换文档带来很大方便，但你不能一次操作即关闭所有打开的文档并退出Word。为了用户使用方便，微软增加了让用户自行决定是否让打开的每个Word文档都在任务栏显示为一个图标，设置方法是

2.单击“视图”选项卡，在“显示”标题下，清除“任务栏中的窗口”复选框

之后，无论你打开几个Word文档，在Windows任务栏上只显示一个Word程序图标，这样，你就可以单击Word程序的“关闭”按钮或者“文件”菜单中的“退出”命令，快速退出Word程序了。

在Word2002中，你可以为命令、宏、字体、自动图文集词条、样式或常用符号指定快捷键。方法如下

3.在“将更改保存在”框中，单击要用于保存对快捷键所作修改的文档或模板名称

5.在“命令”框中，单击所需命令或其它项目的名称，如果已经为其指定了快捷键，该快捷健将出现在“当前快捷键”框中

在Word中输入特殊符号挺麻烦的，如果能用快捷键输入常用的符号那就好了。定义快捷键的方法如下:单击“插入→符号”命令，打开对话框架，选中要定义快捷键的符号，单击“快捷键”按钮，打开自定义键盘对话框，在“请按新快捷键”框中，键入要使用的组合键，单击“指定”按钮即可。

3.在“将更改保存在”框中，单击包含要删除其快捷键的命令或其它项目的文档或模板

单击“工具→自定义”命令，打开自定义对话框，单击“键盘”按钮，在“将更改保存在”框中，单击包含要恢复的快捷键设置的文档或模板名称，单击“全部重设”按钮。

在编辑Excel工作表时，有时要用到常用工具栏中的“自动求和”按钮。那么你想不想让Word的常用工具栏中也有一个“自动求和”按钮呢?设置方法如下

2.单击“命令”选项卡，然后在“类别”框中，单击“表格”，在“命令”框中，找到并单击“自动求和”，按住左键将其拖动到常用工具栏适当位置并释放左键，此时“自动求和”按钮出现在工具栏中

之后，在Word表格中，要计算并显示插入点所在单元格上方或左方单元格中数值的总和时，只需单击常用工具栏中的“自动求和”按钮即可。

Word利用自动保存功能，能够在一定的时间范围内保存一次，若突然断电或出现其它特殊情况，它能帮你减少损失。自动保存时间越短保险系数越大，在Word中打开文档后出现断电或类似问题时，能够恢复的信息就越多，当然占用系统资源越多。你可以改变自动保存的时间间隔，方法如下

单击“工具→选项”命令，然后单击“保存”选项卡，选中“自动保存时间间隔”复选框，在“分钟”框中，输入时间间隔，以确定Word保存文档的频繁程度。

如果想建立一个自己的菜单，把常用的命令都放在其中，该如何做呢？

单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框，单击“命令”选项卡，然后在“类别”中单击“新菜单”项目，这时在右侧“命令”项中将显示出“新菜单”项目，用鼠标选中“新菜单”，把它拖到Word的菜单栏中，放开鼠标左键，就可以在菜单栏中添加一个“新菜单”，不过目前它还只是一个空菜单。

下面就把一些常用的功能命令放入新建立的菜单中。单击“工具→自定义”命令，在“自定义”窗口中选择“命令”，在“类别”中可以找到所有Word菜单、命令与按钮，选中某个命令，把它拖到新建立的菜单中释放即可，重复以上操作，可以把多个命令添加到菜单中，这样我们就建立起了自己的菜单。

计算器小巧玲珑，计算数据非常方便，我们可以把它添加到工具栏上，以便随时调用。添加的方法如下

单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框，右击工具栏上“插入超链接”按钮，单击“分配超链接→打开”命令，打开“分配超链接”对话框，单击“查找范围”右侧的下拉按钮，找到计算器程序文件CALC．EXE（通常位于C:\Windows目录中），按下“确定”按钮退出。以后需要调用“计算器”时，只要按工具栏上“插入超链接”按钮，启动前会弹出一个安全警示对话框，请按“确定”按钮，即可启动“计算器”程序。

注意:给“插入超链接”按钮另行分配了超链接后，单击工具栏中的“插入超链接”按钮后只会直接打开“计算器”，如果按下“Ctrl+K”键或选择“插入→超链接”命令，仍可以打开原来的“插入”对话框。

要想恢复原来的超链接功能，可以再次打开“自定义”对话框，然后右击该按钮，选择“编辑超链接→打开（或删除超链接）”命令，可以重新分配（或删除）该按钮的超链接。而选择“编辑超链接→删除分配”命令则可恢复其原有的功能。

分配的超链接对象不仅是应用程序，还可以是文件夹和具体文件。如果是文件夹，按下按钮后会快速定位到该文件夹，方便打开其中的文件;如果是具体文件，就会调用相应的关联程序打开该文件。

将鼠标指针移动到垂直滚动条顶端上的拆分条上，此时鼠标变成上下箭头，然后双击或拖动，就把当前窗口拆分为两个窗口。当要合为一个窗口时，则再用鼠标双击或拖回原处即可。

在Word2002中，我们要缩放文字的大小，可以通过工具栏上的字号列表选取。但这种方式是有局限性的，中文字体只能在初号到八号之间选取，英文字体的磅值也仅限于5～72磅之间，不能满足我们打印超大字体的要求。如何才能实现字体无级缩放呢？

单击“工具→自定义”命令，单击“命令”选项卡，在“类别”列表框中选取“所有命令”，在其右边列表框中找到“ShrinkFont”和“GrowFont”命令，将其拖放到Word2002工具栏上，这两个命令是对文字的大小进行无级缩放，前一个是以当前设置值的10%缩小所选文字的字号，后一个是以当前设置值的10%增大所选文字的字号。你还可以把“ShrinkFontonepoint”和“GrowFontonepoint”这两项命令也拖放到Word2002工具栏上，它们执行的命令分别是将所选文字减小一磅和增大一磅。如果你不愿意添加上述按钮，可以使用如下快捷键，放大字体:“Ctrl+]”或者“Ctrl+Shift+>”;缩小字体:“Ctrl+[”或者“Ctrl+Shift+<”。

为了达到快速选择字体的目的，可以将常用字体以按钮形式设置在工具栏上。操作如下:单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框，然后在“自定义”界面中选择“命令”选择卡，并移动光标条到“类别”栏中的“字体”项，在“字体”项中有系统中安装的各种字体，此时就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上，利用这种方法可以将经常用的字体都放到工具栏上。

打印文档时，如果只有一两行落在最后一页，那么打印出来的效果一定十分别扭。这时，快速使文档减少一页的方法是使用“缩至整页”功能，方法如下

2.单击“命令”选项卡，然后在“类别”框中单击“工具”，在“命令”框中找到并单击“减少一页”，用左键将其拖放到常用工具栏中的适当位置

现在，单击常用工具栏中的“缩至整页”按钮，Word将自动减小字号，使文档页数少去一页。当然，Word减小字号并非无原则地减小，它遵循既要使文档减少一页，又要使减小后的字号最接近原字号的双原则。

Word2002默认的注释字体有些太小，可以通过以下方法很容易地改变字体和大小。

1.单击“格式→样式与格式”命令，打开“样式与格式”任务窗格

2.在任务窗格上的“请选择要应用的格式”下面，如果“批注框文本”条目可见，则转入第3步，如该条目不可见就继续下面的步骤:在“显示”下拉菜单中点击“自定义”，在“格式设置”对话框中的“可见样式”下面，点击“批注框文本”，然后点击“确定

3.在“请选择要应用的格式”下面，用右键点击“批注框文本”条目，然后点击“更改

5.要想看到更多选项，点击“格式”，然后点击你想要改变的属性

同时按下“Ctrl+Alt++（数字键盘上的加号键）”，这时鼠标符号会变成一个奇怪的形状，将这个鼠标符号移动到菜单上或工具栏上，左键单击你想指定的菜单命令或工具栏上的命令按钮便会自动弹出“自定义键盘”对话框，将光标放到“请按新快捷键”输入框中，按想要新建的快捷键后，输入框中会显示你的快捷键组合。在“当前快捷方式”文本框里选中要删除的快捷方式，单击“删除”可以去除不需要的快捷键。

使用“自动图文集”可以大大加快我们的输入速度，提高工作效率，对于一些经常使用的词条都可以定义成“自动图文集”。一般情况下，我们是通过“插入→自动图文集”命令来选择要插入的内容，这显得很麻烦，我们可以单击“插入→自动图文集→自动图文集”命令，在弹出的对话框中单击“显示工具栏”按钮，就可以把“自动图文集”显示在工具栏上，这样就可以单击“所有词条”下拉菜单来进行选择了。

是不是觉得普通的菜单弹出方式太枯燥了，那就试试改变一下吧。单击“视图→工具栏→自定义”，在“自定义”对话框中选择“选项”，然后你就会在“其它”中看到“菜单的打开方式”项，在下拉菜单中选择一种打开方式，任意、展开或滑动，关闭对话框。再次打开菜单，看看是不是与以前不同了。

按下“CtrI+Alt+-（减号）”组合键，这时光标将变成粗减号（按Esc键可以取消），然后在要删除的菜单命令上单击就可以将它删除。这个方法也可以删除“文件”菜单中打开过的文档记录。

如果误删了菜单中的命令项，可以单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框，选择“命令”选项卡，从“类别”列表中选中丢失的命令所在的菜单，从“命令”列表中选择丢失的命令，然后将命令拖放到菜单栏中合适的位置即可恢复。

我们以向“文件”莱单里添加一个“全部保存”命令的操作方法为例。

单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框，单击“文件”菜单，在“自定义”对话框里选择“命令”标签，再在“类别”列表框中选“文件”，用鼠标将“命令”列表框中的“全部保存”命令拖到“文件”菜单的“保存”命令下，然后关闭“自定义”对话框，这样“全都保存”就被添加到了“文件”菜单下。其它命令的添加方法同上。

单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框，打开“文件”菜单，单击“全部保存”命令，在“自定义”对话框中单击“更改所选内容”按钮，在弹出的对话框中选“删除”命令，最后单击“自定义”对话框中的“关闭”按钮，这样，“全部保存”命令就从“文件”菜单中删除了。

按下Alt键后，就可以用鼠标将菜单栏上的某个菜单拖到工具栏上（如果拖到文本区域，就会将其删除;左右拖动可以改变排列顺序），或者将其从工具栏上拖回菜单栏上，还可以将工具栏上的工具按钮拖到某个“菜单”中。利用此法，可以快速打造“菜单栏”和“工具栏”。

Word2002自带有一个保存用户个性化设置的工具，利用它可以集中保存Office指定设置，你可以将这些设置保存到文件或Web，还可以在需要时将保存的设置恢复到本机或其它机器上。保存设置的操作是:单击“开始→程序→MicrosoftOffice工具→用户设置保存向导”，将出现个性设置对话框，按提示操作就行。

在Word中，只要按下F1键，总是弹出一个“请问你要做什么”的小窗口，然后提示你输入要搜索的问题，感到非常不便。怎样才能按下F1键就直接打开帮助窗口呢

按下F1键，在弹出一个提示窗口中单击“选项”按钮，在弹出的窗口中选择“选项”，取消选择“响应F1键”选项，单击“确定”按钮，这时你再按下F1键，就会出现熟悉的帮助窗口了。

Word默认的页面为A4纸，如果想把默认的页面改为自己喜欢的，以便以后打开Word就是这种页面，你可以单击“文件→页面设置”命令，选择“纸张”标签，在“纸型”下拉列表框中，选择自己的纸型，选中后，单击“默认”按钮，在出现的提示中，单击“是”即可。

双击横标尺上的空白灰色区域或竖标尺上任意位置，会弹出“页面设置”对话框。

想不想在打开和关闭Word时伴随悦耳的声音效果呢？下面就是具体的设置方法

1.单击“开始”菜单，选择“运行”，在“运行”对话框中输入regedit,按“确定”进入“注册表编辑器

3.在“Apps”项上单击鼠标右键，选择“新建主键”，将新出现的键名命名为“Word”，然后双击右面窗口中的“默认”，在打开的键值中输入

4.再分别在“Word”上单击右键，新建两个名为“Close”和“Open”的主键，退出“注册表编辑器

5.单击“开始→设置→控制面板”，打开“声音”选项，在“事件”栏中出现“Word一项，你可以为其中“打开程序”和“关闭程序”选择合适的声音文件。再次打开或关闭Word，就可以听到声音了。

有一些第三方软件安装后会在Word工具栏中添加一些快捷工具按钮，如Foxmail，而且此按钮不能关闭，这次关了，下次重新启动Word时又会自动打开，非常讨厌。现在有办法了，只要打开注册表进入[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Word\Addins\]中，将WordAddIn.KSWordAddIn.1子项全部删除，这样再启动Word时就不会出现这个工具按钮。

单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框，然后鼠标右键单击工具栏中要修改的按钮，在弹出的快捷菜单中单击“编辑按钮图像”命令，在打开的“按钮编辑器”窗口中单击“清除”按钮删除原来的图片，然后用鼠标编辑一个有个性的图形符号，单击“确定”按钮，最后单击“自定义”对话框中的“关闭”按钮，你制作的按钮图标就会出现在工具栏上。

在Word中，通过在屏幕提示中显示快捷键，你就可以知道最常用Word命令的快捷键。在选择显示工具栏屏幕提示时，你可以指定Word同时显示该工具栏按钮的快捷键。

1.单击“工具”菜单中的“自定义”命令，然后单击“选项”选项卡

单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框，单击对话框中的“命令”标签，在“类别”下拉列表框中选择“所有命令”，在右边的“命令”下拉列表框中将“PageUp”和“PageDown”拖到工具栏上，就会出现“向上翻页”和“向下翻页”按钮。以后预览多页文档时，只要单击工具栏上的“向上翻页”和“向下翻页”按钮，即可轻松快速翻页。

单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框，单击对话框中的“命令”标签，在“类别”下拉列表框中选择“所有命令”，在右边的“命令”下拉列表框中将“AutoScroll”拖到工具栏上，此时工具栏上出现“自动滚动”按钮。单击“自动滚动”按钮，鼠标会变成三角形，移动鼠标，文档就会自动向上或向下移动。要关闭自动翻页功能，只要随便点一下鼠标，鼠标指针就会自动回到原来的位置。

单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框，选择对话框中的“工具栏”标签，单击“新建”按钮，在“新建工具栏”对话框的“工具栏名称”文本框中输入要建立的工具栏名称，如“我的工具栏”，然后再在“工具栏可用于”下拉列表框中选定“normal”，最后单击“确定”按钮，则此时在当前的Word编辑区出现一个空的“我的工具栏”。

单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框，选择“命令”标签，将“命令”列表中的命令拖到“我的工具栏”中释放即可。另外还可以在按住Alt键的同时，用鼠标把要粘贴的按钮从其它工具栏中直接拖到“我的工具栏”中。

单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框，选择“工具栏”标签，从“工具栏”列表框中单击要删除的自定义工具栏名称，再单击“删除”按钮，在随后的对话框中单击“确定”按钮，所选取的“工具栏”即被删除。

注意:只有自定义的工具栏可以被删除，系统本身所提供的工具栏是不能被删除的。

按下“Shift+F10”组合键，就可以弹出右键快捷菜单，这在鼠标右键失灵时很有用。

在自定义词典中添加、删除或编辑单词的方法:单击“工具→选项→拼写和语法”，单击“自定义词典”按钮，选中要编辑的词典前面的复选框，单击“修改”按钮，然后执行下列操作之一

◆若要编辑单词，在词典框中选中要编辑的单词，修改它，然后单击“添加”，删除拼写错误的单词。

单击“工具→选项”命令，在弹出的对话框中选择“文件位置”，在“文件类型”框中选择“自动恢复”文件，然后单击“修改”按钮，选择你保存文档的文件夹，最后单击“确定”，这样Word会自动备份文档到指定文件夹中，当出现异常情况时，Word会自动在下一次打开程序时给予恢复。

单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框，然后鼠标右键单击工具栏中要修改的按钮，在弹出的快捷菜单中选择“更改按钮图像”命令，在它的子菜单中有42种图标可供选择，选中一种单击，就可以变成当前按钮的图标。

编辑完文档后，单击“工具→选项→保存→嵌入TrueType字体”，再选中“只嵌入所用字符”，这样在把文件拿到别的电脑中打开时，即使该电脑中没有你编辑文档时用的字体，文章还可以保持原样。

Word启动后，使用“打开”命令打开文件时，Word使用的默认文件夹通常是“我的文档”文件夹。实际上很多时候需要打开的文件都存放在自己事先设定好的文件夹中，怎样才能让Word识别自己的文件夹呢？你可以按照如下步骤设置Word启动后的默认文件夹

3.单击“修改”按钮，打开“修改位置”对话框，在“查找范围”下拉框中选择文件夹所在的盘符。光标指向你希望设置的默认文件夹并单击“确定”按钮，此时Word的默认文件夹就指向用户自己设定的文件夹

在Word的“文件”菜单中总是保存着最近打开的4个文件列表，如果想清除它，可以按住“Ctrl+Alt+-（减号）”键，鼠标箭头就会变成黑色的减号。打开文件莱单，在要清除的文档上点击一下，文件名就会从菜单中消失。文件名虽然从列表中消失但是文件却还保存着，不过别人无法知道你最近打开的文档了。

可以将其制成图片格式，方法是:一页一页地分别选中Word文档（可以包括页面中的图片），复制，再新建一个Word文档，单击“编辑→选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中“图片”选项后，按“确定”按钮，上述所选中的文档（包括图片）即以图片格式粘贴到文档中，别人就只能看不能修改了。

注意:此法只能骗过一些菜鸟，对Word略为精通的人，只要右击图片，选“编辑图片”选项，进入图片编辑状态，仍可将你的文档改得面目全非。

你可以给自己的文档创建密码，如果丢失密码，将无法打开或访问受密码保护的文档。建立的步骤是:打开文件，在“工具→选项→安全性”，在“打开权限密码”框中键入密码，再单击“确定”;在“请再键入一遍打开权限密码”框中再次键入该密码，然后单击“确定”。在“修改权限密码”框中键入密码，再单击“确定”;在“请再键入一遍修改权限密码”框中再次键入该密码，然后单击“确定”。

单击“文件→另存为”命令，在“另存为”对话框中，单击“工具”菜单中的“安全措施选项”命令，在“打开权限密码”框中键入密码，再单击“确定”按钮;在“请再键人一遍打开权限密码”框中再次健入该密码，然后单击“确定”按钮，最后单击“保存”按钮即可。如果要设置修改文档密码，可以在“修改权限密码”框中键入密码即可。

对Word进行设置，使其在每次保存文档时自动保留一个备份。该备份提供了上一次所保存的副本，这样，原文档是当前的信息，而副本中是上次所保存的信息。每次保存文档时，新的备份都会取代已有的备份。如果担心不小心保存了不需要的信息或删除了源文件，保留备份可使文档恢复。

1.单击“文件→另存为”命令，出现对话框，单击“工具→保存选项”命令，选中“保留备份”复选框，单击“确定”按钮，这样我们就保存了备份

2.选中“打开→文件类型→所有文件”选项（注意:如果要打开保存在另一个文件夹中的备份，请找到并打开该文件夹），单击“视图”按钮旁的箭头，然后单击“详细资料”命令，找到并双击要打开的备份。

如果不想让别人看到自己打开过的文件列表，请单击“工具→选项”命令，点击“常规”标签，取消选中“列出最近所用文件”选项，按“确定”按钮即可。这样，你操作的文件名就再也不会出现在“文件”菜单中了。

Word2002使用久了，或者因某些误操作等，使用是不是越来越不顺手了？没关系，用“帮助→检测与修复”命令打开“检测与修复”对话框，在光驱中放入OfficeXP安装光盘后，按下“开始”按钮，Word2002就可以自动进行自我修复，以后使用起来又是那么顺手了！

重新启动Word，则所有在发生故障时处于打开状态的文档都会自动显示出来。单击“文件→另存为”命令，系统弹出“另存为”对话框，在“文件名”框中，键入或选定原有文档的文件名，单击“保存”按钮，如有提示信息出现，询问是否要替换原有文档时，请单击“是”按钮，否则请单击“否”按钮，重新命名文档。注意，在退出Word时，所有未保存的自动恢复文件都将自动被删除。

如果重新启动Word后，自动恢复文档没有自动打开，你可以手动将其打开，步骤如下

2.找到包含恢复文件的文件夹，默认情况下，Word把自动恢复文件保存在C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Word文件夹中，在“文件类型”下拉列表框中，单击“所有文件”，每个自动恢复文件都命名为“自动恢复保存<原文件名>”，并以.wbk作为其扩展名（在未出故障前，自动恢复文件以.asd为扩展名）。单击需要的自动恢复文件，单击“打开”按钮

3.单击常用工具栏中的“保存”按钮，系统弹出“另存为”对话框，在“文件名”框中键入或选中已经存在的文件名，单击“保存”按钮。当有提示信息询问是否覆盖原有文档时，请单击“是”按钮，否则请单击“否”按钮，重新命名文档。

当你试图打开一个Word文档时，如果系统没有响应，有可能是该文件已经损坏，你可以在任何时候使用“恢复文本转换器”来打开被损坏的文档并恢复文本。此外，你也可以进行以下操作

1.单击“文件→打开”命令，在“打开”对话框中选定要恢复的文件

此时，Word将检测文档中的问题，并显示是什么错误及出错的部位，同时，Word会对错误进行修复并提示用户保存修复结果。

单击“工具→选项”，单击“安全性”标签，选中“建议以只读方式打开文档”复选框，再单击“确定”即可。

如果用户以只读的方式打开了文档并对其进行了更改，则只能以其它的文件名保存该文档。

单击“工具→保护文档”命令，在打开的对话框中执行下列操作之一:若要使审阅者可以通过插入批注和修订的方式更改文档，请单击“修订”;若要使审阅者只能插入批注，请单击“批注”;若要允许经授权的审阅者清除对文档的保护，只需将密码键入到“密码”框中。

如果不想让别人使用Word提供的通用模板或自己精心创作的模板，可以对它加密，方法如下

1.首先找到通用模板文件normal.dot，该文件在Windows9X和WindowsMe中保存在C:\ProgramFiles＼Microsoft＼Templates中，双击该文件，系统会自动调用Word打开它，点击“工具→选项”命令，并选择“安全性”标签，在“打开权限密码”中输入密码，点击“确定”按钮退出

2.单击“文件→保存”命令，在“另存为”对话框中“文件类型”必须选择保存为“文档模板”，此时Word会自动将它保存在C:\Windows\applicationdata\microsoft\Templates中，由于normal.dot文件已经被打开，所以此时不能够保存为默认的normal.dot模板，先改名保存为normal1.dot，然后再使用资源管理器将原来的模板文件normal.dot删除，再把normal1.dot改名为normal.dot，即可制作成一个加密的模板文件。以后每次启动Word打开模板时，就会提示你输入密码了，没有密码，虽然可以进入，但是却无法使用默认的模板。

可以通过设置Word宏的安全级别来防止Word宏病毒，方法如下:单击“工具→选项”命令，单击“安全性”选项卡，单击“宏安全性”按钮，在弹出的窗口中选择“安全级”选项卡，里面包含了高、中、低3种安全级别，选择所要使用的安全级即可。这样，根据宏安全设置的不同，在打开一个宏时，你会收到一条警告，而且已安装的模板和加载项（包括向导）中的宏可能会被禁用。接着单击“可靠来源”选项卡，清除“信任所有安装的加载项和模板”复选框。

当你需要别人给你的文档加上批注而又不能修改你的文档时，或者在网络中联机使用你的文档不被别人有意无意地修改时，你就需要将你的文档保护起来。单击“工具→保护文档”命令，在对话框中选择保护的文档内容，如果需要密码，可以在密码框中输入密码，确定后，需要再次输入密码加以确认。解除文档只需单击“工具→解除文档保护”即可。

你可以保护正在处理的窗体，以及窗体的最终版本，防止用户在填充的过程当中对其进行更改。方法是:单击“工具→保护文档”命令，单击“窗体”，若要给窗体指定密码，以便知道密码的用户能解除保护并修改窗体，请在“密码”框中键入密码。不知道密码的用户仍可在窗体域中输入信息。如果要保护整个窗体，请单击“确定”按钮。若要只保护部分窗体，这些部分必须处于不同的节中，请单击“节”，然后清除不需要保护的节的旁边的复选框。

在将文档交给其它人之前，为了保证文档中不包含个人信息，可以采用以下方法:单击“工具→选项”命令，再单击“安全性”选项卡，选中“保存时从此文件中删除个人信息”复选框，然后保存文档即可。

在水平和垂直滚动条的交叉处双击鼠标键，可以让Word编辑窗口在最大化和还原之间变化。

中文版Word中支持英汉、汉英互译，方法是将光标定位在要翻译的词，或者选中目标词汇，然后按下“Alt+Shift+F7”即可在编辑窗口的右面出现一个对话框，单击其中的“浏览”按钮，就可以看到翻译的结果。借助Internet可以进行9国语言的全文互译。

在Word2002中,你可以用翻译任务窗格把一个单词、短语或者整个文档翻译成另外一种语言。要打开这个任务窗格，请单击“工具→语言→翻译”命令。使用这个工具，你可以进行下列操作

◆在其它语言的词典中查找单词或短语，但前提是计算机中装有该语言的词典。

◆在翻译任务窗格中使用万维网上的翻译服务。如果你需要翻译大量文本，可以在翻译任务窗格中点击通过Web翻译下的浏览按钮。

注意:大部分语言（非英语和西欧语言）不属于Word标准安装的一部分，如果你想使用这个特性，请准备好你的安装盘。

Word2002能够识别文档中的许多数据类型，如名称、日期、地址等符号。它将每一种识别出的数据转换为一个智能标记，并提供可以选择的按钮，以便进行有用的操作。例如，有了包含一个人名的智能标记，即可打开这个人的Outlook“联系人”项目，或者给此人发送电子邮件。

要在Word2002中启用智能标记并激活一个或多个特定的智能标记识别器，请执行下列操作

3.选择“使用智能标记标识文字”，使Word能够识别文档中的智能标记

4.选择“显示智能标记操作按钮”，使Word能够显示智能标记按钮，这样你就能够对文档中的智能标记数据进行操作

5.选择你想使用的所有智能标记识别器，例如，你可以选择“人名”或“地址”等

6.要从Microsoft下载额外的智能标记识别器，单击“其它智能标记”按钮

7.要更改智能标记保存的方式，单击“保存选项”按钮，进行你的选择，然后单击“确定”。

Word2002可以将文字快速转换为图片，而且不需要专门的图形编辑器，方法如下:首先，将编辑的文件存为“Word文档”格式（.doc），然后将其关闭。再在Word2002中新建一个文件，打开资源管理器，把刚才存盘的那个文件拖到新建的文件中，你会发现，你看见的虽然是文字，但Word2002已经把它转换成图片啦。

有时我们需要统计一篇文章中指定字符的个数，可以这样做:单击“编辑→替换”命令，在“替换”对话框的“查找内容”和“替换为”对话框中填入欲统计的字符串，按“全部替换”命令。执行完命令后，Word会弹出对话框提示有XX个被替换（XX就是该字符串出现的次数）。

将光标置于文档中，单击“插入→域”命令，打开“域”对话框，在“类别”中选中“文档信息”，在“域名”中选中'NumWords”，按“确定”按钮，重复以上操作，将域中的NumChars和NumPage插入文档中，则文档字数、文档字符数和文档页数将显示在光标处。以后，当对文档进行了修改，只要选中刚插入的域，右键单击，选择“更新域”命令，修改后的文档字（符）数及页数即被快速统计出来。

运行Word2002，确定要插入日历的地方，单击“插入→对象”命令，在打开的对象窗口中，选择“新建”选项卡，在“对象类型”中选中“日历控件”，单击“确定”按钮，就可以在当前文档中插入一个日历表，这个日历中的时间是从1900至2100。

如果你想将其它格式的图像转换成GIF、JPG格式，用Word就可以帮你实现。方法是:在文档中插入一个图像文件（凡是它支持的都可以），然后将文档保存为“Web页”格式（比如起名为“AA.HTM”），此时Word会自动在指定目录创建一个与文件名相同的文件夹（如对应“AA.HTM“的文件夹为“AA.FILES”）。进入这个子文件夹，你会发现带编号的图像文件，它们的扩展名已经改变为JPG或者GIF，这样就实现了图像格式的转换。

当你完成一篇文稿时，有时会在文章里附加你的个人资料，如:姓名、单位、邮编、地址、电话等，如果每次都要重复输入很麻烦，事实上我们可以使用Word2002的域来实现个人信息的自动输入，方法如下

单击“工具→选项”命令，打开选项对话框，选择“用户信息”项，在“姓名”中输入姓名，在“通讯地址”中输入详细资料。填写好后，单击“确定”按钮保存信息。

如果想在文档的末尾添加个人信息，请在文章的最后单击“插入→域”命令，在“类别”中选择“用户信息”，单击“确定”按钮即可在文档中加上你的个人信息。

我们可以在Word工具栏上建立其它Office程序的快捷按钮，这样就可以快速打开其它程序，方法如下

单击“工具→自定义”命令，弹出自定义对话框，在“工具栏”选项卡中单击“新建”命令，在弹出的“新建工具栏”对话框中，为工具栏取一个名字，如“Office程序栏”，单击“确定”。

仍然在上一步的“自定义”对话框中，单击“命令”选项卡，在左边的“类别”列表中选择“所有命令”，在右边的“命令”列表中找到“MicrosoftAccess、MicrosoftExcel、MicrosoftFrontpage、MicrosoftPowerpoint”等Office程序命令，将它们一一拖到新建的工具栏上，单击“确定”即可。

由于两岸三地的用语标准并未统一，一些简单的常用词在港澳台会有不同的称呼，如我们常说的“例程”，到了港台就变成了“常式”;“芯片”在港台叫做“晶片”。利用Word2002繁简转换功能，可以很方便地把这些词汇转换过来。使用方法是:把需要转换的词放到打开的文档中，单击“工具→语言→中文简繁转换”命令，在对话框中选择好转换方向。在“词汇”下，选中“转换时包括词汇”复选框，选中该复选框，则Word在转换字符的同时，转换词汇，比如把繁体的“软髓”（软体）转换为“软件”等，最后单击“确定”按钮。

你在电脑上使用Word编辑了一篇精美文档，当拿到其它的电脑上打开该篇文档时，看到的却是另外一个样子。这是怎么回事呢?其实，要让你的Word文档无论在哪台计算机或打印机上查看或打印均能保持其原始外观，可以进行以下操作。

在默认情况下，Word97及以后版本的文档版式取决于字体。就是说，只要字体保持不变，任何人都可以按原始的换行与分页查看并打印该文档。如果打开一个在Word早期版本中创建的文档，Word按所使用的打印机决定文档的版式。如果希望文档版式与打印机无关，可以使Word按字体决定文档版式，方法是

单击“工具→选项”命令，然后单击“兼容性”选项卡，在“选项”框中，清除“用打印机标准设计文档版式”复选框。

该选项只影响在Word中处理文档时的显示方式，它不会对文档进行永久性修改。如果要恢复文档的原始版式，可重新选中该选项。

在创建或编辑文档时，如果使用了TrueType字体，就可将其保存或“嵌入”文档。这样其他人就能以原始字体查看、修改和打印文档，即使他们的计算机上没有安装TmeType字体。

单击“工具→选项”命令，然后单击“保存”选项卡，选中“嵌入TrueType字体”复选框，单击“确定”按钮，保存文档。

不过，嵌入TrueType字体会增加文档大小，同时选中“只嵌入所用字符”复选框，可以减小文档的文件大小。该选项只嵌入文档中使用的字体样式。

注意:因为不能在编辑时使用没有嵌入的字体字符和样式，所以如果其他用户只需要查看或打印文档，则此选项将很有用处。

在某些情况下，文档可能包含除TrueType字体外的其它字体。在查看文档时，如果计算机上未安装这些字体，可用与丢失字体最接近的字体替换丢失字体，操作如下:打开需要替换字体的文档，单击“工具→选项”命令，然后单击“兼容性”选项卡，单击“字体替换”按钮，然后在“文档所缺字体”框中，单击要替换的字体，在“替换字体”框中单击用于替换缺失字体的字体。

如果当前文档使用的所有字体都是有效的，则不能使用“字体替换”命令，“字体替换”仅是将当前文档中不可用的字体替换为你的系统可用的字体。而且Word不替换缺失字体的名称，只是用系统提供的一种字体，改变缺失字体在屏幕上显示和打印时的外观。如果替换字体被列为“默认”，请阅读对话框底部旁边的信息，了解将替换哪种字体。对每种要改变的字体重复该步骤。

在Windows2000／NT／XP中，一般的五笔输入法（尤其是为Windows9x设计的五笔输入法）无法安装和使用。其实，只要将OfficeXP光盘插入光驱，运行安装程序，选择“自定义”安装类型，同时单击“Office共享功能”下“五笔型输入法”，并选中“从本机运行”选项，安装后就可以使用OfficeXP为我们准备的五笔输入法了。

注意:如果已经安装OfficeXP，请运行安装光盘中的安装程序，并选择“添加或删除功能-更改已安装的功能或删除指定的功能”按钮，就可选择安装五笔输入法了。

安装OfficeXP后，系统的字库多了。但默认情况下，OfficeXP安装程序只会安装华文中宋、华文细黑、隶书、幼圆、华文行楷、方正舒体等9种字体。而OfficeXP安装光盘上还有华文宋体、华文楷体、华文仿宋、华文隶书和华文琥珀5种字体可供安装，这些字体制作相当精美而且大多数支持GBK字符集。只要在安装时选中“Office共享功能→中文字体→所有项目”即可安装。

为了解决Word编辑大文件时运行速度慢的问题，可以首先将一份大文件按照某种顺序分别保存到几个小文件中，然后在这些小文件中进行编辑，从而有效地提高工作效率。每个小文件完成编辑之后，再使用“Includetext”域建立一个主控文档，直接控制和连接先前建立的独立的小文件，然后在Word中不但可以把这几个小文件当作一个大文件进行打印，而且还可以将页码、脚注、索引、目录等顺序自动排好。

如果你想比较一篇文章修改前与修改后都有什么不同之处（需要分别保存成两个文档），那么可以借助Word中隐藏的比较功能。在工具栏上单击右键，在弹出的菜单中选择“自定义”，接着进入“命令”选项卡，在“类别”列表中找到“工具”，然后在右侧“命令”列表中找到“比较并合并文档”，将其拖放至工具栏中。现在打开你的原稿，然后单击工具栏中新建的“比较并合并文档”图标，并在“选择与当前文档比较的文件”对话框中打开修改后的文件，这样Word将自动用红色高亮显示两个文档中不同的地方。

Word文档往往体积很大，其实完全可以采用一些方法来减少文档的容量。下面就是一些行之有效的方法

当文档打开时，使用快速保存比使用完全保存需要更多的磁盘空间。只要我们单击“工具→选项”命令，在打开的窗口中选择“保存”标签，并取消选择“快速保存”选项即可。

在Word中有一项嵌入字体技术，它能够将一篇文档和这篇文档所包含的字体结合成一个文件，以便传输到另一台计算机上。嵌入字体保证了在传输的文件中所使用的字体能够显示在接收文件的计算机上，但是这样做会使得文档的容量大大增加。我们可以单击“工具→选项”命令，再单击“保存”选项卡，然后取消“嵌入TrueType字体”选项。

注意:在文档中尽量使用Windows中自带的字体，如果为了美观或特殊排版需要而选择了其它字体，请将包含有此TrueType字体文件的光盘带上，以便随时安装。

在文档中嵌入TrueType字体会增加文档的尺寸，但有时原先的字体盘由于某种原因找不到了或者有些不方便，这时只有嵌入TrueType字体。如果选择嵌入TrueType字体，则请选中“只嵌入所用字符”选项减小文档的尺寸，此选项只嵌入你的文档中使用的字体样式，也能够使你的文档的容量大大减少。

给文档添加嵌入对象会增加文档的字节，如果不需要更新包含在文档中的嵌入对象，可以通过将嵌入对象转换为图形的方式减小文档的文件尺寸。完成对象转换后，可以像编辑其它Word图形一样进行编辑。在将嵌入对象转换为图形后，不能再将其转换回嵌入对象。

将对象嵌入到Word文档中后，我们可以将原对象删除，这样显然方便了许多。但同时一方面会增加文档的容量，二来不便于对象的修改。其实，使用链接对象不仅仅可以在源文件中的内容改变时，方便地更新Word文档中的内容，同时也能够使文档的容量变小。

使用“版本”功能为一个文档创建多个版本可供其它版本的Word（如Word97）来读取，但是这样也会增加文件尺寸。单击“文件→版本”命令，可查看某个文档是否有其它版本。如果存在其它版本，可以通过删除最老的版本来减小文件字节。

可能大家不知道，Word在保存DOC文件时只是把一些后来的信息存入，这样就会出现即使你删除了文档中的内容也会使它的文件越来越天的情况。这时候，只要我们使用“另存为”命令，Word则会重新将信息进行整理存盘，这样反而会使得文件的容量大大减少。

在保存之前，单击“文件→页面设置”命令，打开对话框，然后用鼠标任意点击几下其中的“纸张大小”、“页边距”等标签（其中的内容可以不改动），点击“确定”后再保存。通过这一系列的假动作，你会发现文档也莫名其妙地变小了。

如果我们把Word文件保存为文本文件，那毫无疑问，文件肯定会小很多，但关键是保存成了文本文件后，其中的格式会丢失。而我们试着另存为RTF格式的文件后，不但格式完好如初，而且能够被许多Windows应用程序所支持，同时容量还会大大地减少。

单击“文件→打开”命令，在打开的对话框中单击“视图”按钮，选择“预览”选项，就可以在打开的对话框中出现一个小的预览窗口浏览文档。

按下“Shift+Fl”组合键，可以得到有关文本格式或文档图片的直接信息，这时光标变成一个带有箭头的问号？用它点击文本或图片，屏幕上出现一个显示格式信息的对话框。按下“Shift+Fl”后，点击任何命令、图标、工具栏或其它Word窗口中的功能，可以看到关于它们的描述。按下Esc键就可恢复光标的正常功能。

由于在不同计算机上安装的字体不同，所以在不同的电脑上浏览文档就会出现兼容性问题，如出现无效的字体等，如何解决这个问题呢？方法如下

1.单击“文件→打开”命令，将包含有无效字体（即本计算机没有安装的字体）的文档调入内存，此时文档中那些无效字体将显示为系统默认的宋体

4.单击“替换字体”按钮，若该文档中不存在无效字体，则系统就会弹出“Word不需要进行字体替换，文档中的所有字体都是有效的”提示，否则将会弹出“替换字体”对话框要求替换字体

5.“替换字体”对话框的“文档所缺字体”框中将显示出所有本篇文档中使用了、而该计算机上又没有安装的字体，并将同时显示出Word默认的替换字体（系统默认的替换字体一般多为宋体）

6.从“文档所缺字体”框中选择某种无效的字体（如“微软简楷体”）

7.单击“替换字体”下拉框，从本机上所有已安装的字体中选择某种用以替换“微软简楷体”的字体。如“楷体”，这样即可令Word用“楷体”来代替“微软简楷体”进行显示及打印

如果有些文字你不认识，没关系!你先将他们输入到Word2002的一个文档中，再选中它们，单击“格式→中文版式→拼音指南”命令，打开“拼音指南”对话框后，直接按“确定”按钮，Word会将这两个字的拼音自动加到文字的上一行，怎么样?认识它们了吧。

在工作中常常遇到两家以上单位联合行文的情况，怎样设计联合行文文件头呢?下面以两家联合行文为例，浅谈一下制作技巧。

1.在打开的新建文档中多打几行回车（视发文单位多少，如两家6～9行即可），留足文件头的高度。打开“绘图”工具栏，用左键单击“文本框”按钮，这时鼠标指针成十字形，在第二行建立文本框，把文本框拉伸至长1厘米，高7厘米

2.在文本框中输入第一个单位的名称，硬回车后，输入第二个单位名称，设置字体、字号、分散对齐

3.重复上述步骤，把文本框建在第一个文本框后面，把“文件”二字输入，并选择字符缩放（一般选66％），设置字号为二号，字间距选紧缩

4.选直线图标，按住Shift键画直线，线型选即可

5.在编辑菜单中选择“全选”命令，把颜色设置为红色，然后用打印机打出即可。

有时我们需要打开“系统信息”窗口来了解系统配置情况，在打开Word文档的情况下按“Alt+Ctrl+F1”键，就可以迅速打开“系统信息”窗口。

身份证管理系统是公安部门不可缺少的一部分,它的内容对于公安部门的决策者和管理者来说都至关重要,所以身份证管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理身份证，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查...........................

编码设计标准与规范，为了在编码过程................

下面为在编码过程中会用到的对象统一的命名，如下表1..............

２．常量和变量的命名约定

下面为在编码过程中会用到的常量和变量统一的命名，如表1.3所示:

编码应清晰、可读性好，运用缩进、空行，结合大小写区别等方法保持程序结构良好。

凡与数据库操作相关的模块一律加上容错代码，涉及多表操作的模块应该运用“事务”处理，以保持数据完整性。

编码风格参照下例进行：

计算机的发明与发展给人类社会带来的巨大影响是有目共睹的，这种影响还继续深入，并将在未来的相当长的时间里持续存在，毫无疑......................

21世纪是知识经济时代，计算机网络作为这一时代重要的生产工具，给各个国家带来了巨大的发展机遇。为了在以用户为中心的市场竞争中获胜，各单位必须对不断变化的市场做出快速反应，要把单位各关键应用结合成一体，形成一个坚强的信息共享共同体。国内一些中小型企业为了提高自身的工作效率，以适应市场的需要，都实现了办公自动化.........................

为了提高各公安部门更好的办公效率，实现自身的由传统办公手工化转向办公自动化（OA），实现全国各公安部门内部数据的共享，以提........................

身份证管理系统的开发可以从根本上解决现行管理的落后之处,使主要通过纸记载的表等存贮方式对各类数据信息的存储，手工查询统计的管理手段向着科学的计算机管理转变。每一个管理员利用该系统及时对身份证和人口方面的信息......................

1.2、客户/服务器体系

客户/服务器体系的框架由三部分组成：客户机、服务器和中间件。客户机的主要功能是执行用户一方的应用程序，提供面向对象的用户界面。服务..................

客户/服务器实现和使用的基本技术是采用基于图形用户界面的应用开发工具，它支持用户直接参与应用软件的开发，只需少量编程，就可方.......................

在客户/服务器体系中，客户端的用户请求被传送到数据库服务器，数据库服务器进........................

客户/服务器体系可分为集中的服务器体系和分布的服务器体系。前者在网................

客户/服务器体系可以应用在多种平台上，可以使用多种工具，从而提供灵活和高质......................

作为开发人员，开发工具的选择非常重要。开发工具应该能够使多个开发人员同时对一个项目进行开发，它应该平衡需求以确保一个开发人员对程序的修改不会.....................

Access2000 就是关系数据库开发工具，数据库能汇集各种信息以供查询、存储和检索。Access 的优点在于它能使用数据表示图或自定义窗体收集信息。数据表示图提供了一种类似于 Excel 的电子表格，可以使数据库一目了然。另外，Acc...................。

2.2.3 关系数据库的连接:

需求分析是软件定义时期的最重要一个阶段，它的基本任务是准确地回答“系统必须做什么”这个问题，是对目标系统提出完整、准确、清晰、具体的要求。需求分析的结.............

需求分析一般是按图3-1所示的过程进行:

面对一个复杂的系统时，一个比较好的方法是分层次地描绘这个系统。首先用一张高层次的系统流程图描绘系统的总体概貌，表明系统的关键功能。然后分别把每个关键功能扩展到适当的详细程度，画在单独的一页纸上。这种分层次的.................

3.1.1需求信息的收集

需求信息的收集又称为系统调查。为了充分地了解用户可能提出的要求，在调查研究之前，要做好充分的准备工作，要明确首先，要了................

外部要求：信息的性质，响应的时间、频度和如何发生的规则，以及对经..................

业务现状：这是调查的重点，包括信息的种类，信息流..................

组织机构：了解本组织部门内部机构的作用、现状、存...................

对高层负责人的调查，最好采用个别交谈方式。在交谈之前，应给他们一份详细的调查提纲，以便使他们有所准备。从访问中，可获得有关.................

对中层管理人员的访问，可采用开座谈会、个别交谈或发调查表、查看业务记录的方式，目的是了解企业的具体业务控制方式和....................

对基层操作人员的调查，主要采用发调查表和个别交谈.................

3.1.2需求信息的整理

想要把收集到的信息（如文件、图表、票据、笔................

业务流程分析的目的是获得业务流程及业务与数据联系的形式描述。一般采用数据流分析法，分析结果以数据流图（DFD）表示。是一个数据流图...................

3.2.1、系统开发的可行性:

在开发任何一个新系统之前是无法知道该项目能否以现有的技术进行开发，也无法知道该项目是否有开发的价值，无法估计系统的成本效益比，所以.................

3.2.2、系统开发的必要性:

时代的发展，社会的进步，落后的管理手段不再满足人们的需要。因此，用现代化手段进行管理已成为一种趋势。随着网络技术和数据库技术的发展，现在越来越多的部门建立了以计算机网络为中心的数据库管理系统，以实现内部各部门通过计算机网络进行信息交流与共享，为适应市场经济的发展提供了必要的基础，同时也促进了网络.....................

3.3、系统的基本功能

经过分析,最后得出新的身份证管理系统应具有以下功能模块:

报表统计:对身份证、人口报表进行统计,浏览所有信息.

1、身份证管理模块的功能：对身份证表、人口表等作为构成身份....................

2、系统管理模块的功能：这个模块从本质上来讲，当然应该只有管理员才有权使用，这个模块能够实现新用户的增加、已有用户的查找、已有用户的.................

3、查询修改模块的功能：这个模块是本系统中相对来讲最大也是最麻烦的，它包含三个方面的功能实现：即查询、修改身份证和人口信息内.......................

本系统设计中的一些技巧如下：

(4) 统一的数据编辑设计方法  以身份证表为例进行说明，为了编辑其记录，设计了mainfrm窗体，在其中的DataGrid中显示所有已输.....................

它们的执行过程是，在启动该窗体时先执行Load（仅执行一次）事件过程，然后执行Activate事件过程，在该窗体中每次调用其他窗体................

数据库的设计和开发及包括艺术有包括工程。理解用户的需求，然后，把它们转变为有效的数据库设计是一个艺术过程。把设计转变为实........................
数据库的目的是帮助人们跟踪事务。经典的数据库应用涉及诸如订单、顾客、工作、员工、学生、电话之类的项，或其它数据量较大、需要密切关注....................
计算机的数据处理应用，首先要把大量的信息以数据形式存放在存储器中。存储器的容量、存储速率直接影响到数据管理技术的...........................
使用计算机以后，数据处理的速度和规模，无论是相对于手工方式，还是机械方式，都有无可比拟的优势。通常在数据处理中，计算是比较简单的而......................

数据库在一个信息管理系统中占有非常重要的位置，数据库结构设计的好坏将直接对应用系统的效果产生影响。合理的数据库设计可以提........................

打开ACCESS2000之后，会开启一个窗口，可选择是打开以前的数据库文件还是新建一个新的空数据库文件，如果选择空ACCESS数据...........................

（3） 怎样创建一个数据表

用vb编写一个管理软件，如果不能连接数据库，那也没有什么用处。先看看VB是如何与ACCESS2000数据库相连接的。

上面的一段代码就是连接数据库的。上用到了三个变量conn,Dbpath,rs。其中有两个变量要定义为公用的变量，因为这段代码是放在一个模块中的，为了在每一个窗体中能够使用这个变量，所以必须要声明为公用变量。声明公用..................

上面就是声明为公用变量，上面的声明一定要放在模块的最上面。如果声明在下面，那就成了局部变量，那么作用范围就会不同了，作用就更不同，而且......................

在系统中设计一个数据库db.mdb，其中包含如下数据表:

第四章 系统的具体设计

Visual Basic应用程序基本的构建块是用户所创建的对象，每一个对象都具有一些特性和行为（属性、事件和方法）。开发人员可以最有效利用所创建的每一个对象。使用应用程序具有可通用性、可扩展性和强有力的功.................................

现在，市场上可以选购的应用开发产品很多，流行的也有数十种。目前在我国市场上最为流行、使用最多、最为先进的......................

在目前市场上这些众多的程序开发工具中，有些强调程语言的弹性与执行效率；有些则偏重于可视化程序开发工具所带来的便利性与效率的得高，各有各的优点和特色，也满足了不同用户的需求。然而，语言的弹性和工具的便利性......................

作为数据库系统的开发，Visual Basic是一个非常理想选择。数据库是MIS中的重要支持技术，在MIS开发过程中，如何选择数据库管理是一个重要............................

Visual Basic是一种可视化的、面对对象和条用事件驱动方式的结构化高级程序设计，可用于开发Windows环境下的种类应用程序。它简单..............................

用传统程序设计语言设计程序时，都是通过编写程序代码来设计用户界面，在设计过程中看不到界面的实际显示效果，必须编译后运行程序才能观察。如果对界面的效果不满意，还要回到程序中修改。有时候，这种编程-编译-修改的操作可能要反复多次，大大影响了软件开发效率。Visual Basic提供了可视化设计工具，把Windo...........................

2．面向对象的程序设计

4.0版以后的Visual Basic支持面向对象的程序设计，但它与一般的面向对象的程序设计语言(C++)不完全相同。在一般的面向对象程序设计语言中，对象由程序代码和数据组成，是抽象的概念；而Visual Basic则是应用面向对象的程序设...........................

3．结构化程序设计语言

Visual Basic是在BASIC语言的基础上发展起来的，具有高级程序设计语言的语句结构，接近于自然语言和人类的逻辑思维方式。Visual Ba.....................

Visual Basic是解释型语言，在输入代码的同时，解释系统将高级语言分解翻译成计算机可以识别的机器指令，并判断每个语句的语法错...................

Visual Basic通过事件来执行对象的操作。一个对象可能会产生多个事件，每个事件都可以通过一段程序来响应。例如，命令按钮是一个对.................

在用Visual Basic设计大型应用软件时，不必建立具有明显开始和结束的程序，而是编写若干个微小的子程序，即过程。这些过程分别面向不同的.................

Visual Basic具有强大的数据库管理功能，利用数据控件和数据库管理窗口，可以直接建立或处理Microsoft Access格式的数据库，并提供了强大的数据..................

6．动态数据交换(DDE)

利用动态数据交换(Dynamic Data Exchange)技术，可以把一种应用程序中的数据动态地链接到另一种应用程序中，使两种完全不同的应用...................

7．对象的链接与嵌入(OLE)

对象的链接与嵌入(OLE)将每个应用程序都看做是一个对象(object)，将不同的对象链接(link)起来，再嵌入(embed)某个应用程序中，从而可以得到具有声音、影像、图像、动画、文字等各种信息的集合式的文件。OLE技术........................

Visual Basic是一种高级程序设计语言，不具备低级语言的功能，对访问机器硬件的操作不太容易实现。但它可以通过动态链......................

10．关系型数据库的实现

Access2000 就是关系数据库开发工具，数据库能汇集各种信息以供查询、存储和检索。Access 的优点在于它能使用数据表示图或自定义窗体收集信息。数据表示图提供了一种类似于 Excel 的电子表格，可以使数据库一目了然。另外，Access 允.....................

11．二者的结合（DBA）

微软的JET数据库引擎提供了与数据库打交道的途径，我们是通过它以及Visual Basic 来访问数据库并对其进行各种操作。Visual B.....................

DATA 控件在数据库中的信息与将信息显示给用户看的Visual Basic程序之间架起了一座桥梁。我们可以设置DATA控件的各个属性，告诉它要调用那个数据库的哪个部分。缺省情况下，DATA控件根据数据库中的一个或多个数据表.....................

Windows下的Visual Basic应用程序基本的构建块是用户所创建的对象，每一个对象都具有一些特性和行为（属性、事件和 方法）。开发人.....................

菜单是程序最重要的特性之一，大多数程序都依赖一个定...................

CoolBar控件与Office97种看到的CoolBar是类似的。CoolBar就是一个可以在窗体上浮动的工具，同时也是其他ActiveX的容器。通过在CoolBar中迁入其他空间你局可以向用户提供更好的灵活性和义用性。Toolbar 是工具条控件，是实现工.......................

选择“工程”下拉菜单中的“部件”选项，显示“部件”对话框。在“控件”选项卡列表中选择“Microsoft Windows Common Controls 6.0”后工具相中增加改控件。其属性及对象如下：

(1) Align属性定义工具条在窗体中的位置。

(2) ToolTipText属性是字符串类型，定义控件的提示字符。

专业水平的软件通常都带有联机帮助功能。无论写出来的程序是要给大量的用户使用，还是仅仅局限于公司内部有限的使用者，我们都应该为用户提供详细的、易于理解的联机帮助文档。微软的Help Workshop4.0 是一套独立于Visual Basic .....................................

4.2、系统模块的具体实现

Frmdl窗体用于接受用户的用户名/密码输入，判断是否合法。如果是合法用户，释放该窗体并调出Frmver窗体；否则信息提示无此用户。Frmdl窗体的设计界面如图所示，窗体中的主要对象及其属性如表所示：

在该窗体上设计如下事件过程：

'判断登陆用户是否为admin

MsgBox "您输入的密码不正确，请重新输入！", , "警告"

mainfrm窗体是一个多文档窗体，窗体中包含的主要对象及其属性,在该窗体有一个菜单，该菜单的结构如下：

这里我们设计了两个报表分别打印身份证和人口基本信息，先建立数据环境DataEnvionment1，其步骤如下：

1. “Connection1”上单击鼠标右键，在出现的快捷菜单中选择“属性”选项..............

在建立数据环境后，选择“工程”菜单中的“添加Data Report”选项，启动...............

【导语】： 在日常的工作中，我们常常会使用word模板来规范我们写文档的格式，更加快速的帮助我们写报告。word怎么创建模板呢？word怎么下载免费模板？如何修改word模板？带着这些疑问，一起看看下面的内容。