固定资产档案管理——建档指南
1、为进一步规范固定资产档案管理,完善固定资产管理基础工作,根据集团《固定资产管理办法》制定本指南。
2、本指南适用于集团的固定资产档案管理工作。
4、建档范围。根据集团《固定资产管理办法》规定属于固定资产的实物资产,各公司为进一步细化标准、加强控制而纳入管理的单位价值低于2000元的资产视同固定资产,均应按集团《固定资产管理办法》的规定进行管理并建立固定资产管理档案。
5、建档时间。固定资产购建完成验收合格后即应建立档案(可能与财务入账时间不同),资产价值应与财务最终入账价值一致(可以根据财务入账价值补充登记)。
6、建档方法。按照“方便管理、反映实况”的原则,依据固定资产购建及使用形式的不同,分情况建立档案。
(1)单台能独立发挥使用功能的固定资产应当单独建立管理档案。
价值较小的同类设备(如电脑、空调器、同类发电机、同类焊机、同类家具等)数量较多时,可以将档案装在同一个档案袋内,但需要同时按存档顺序编制该袋档案目录。
(2)能单独发挥使用功能的成套设备(设施)应当单独建立档案。如调压计量系统、消防系统、供电系统等,应将组成部分的资料整理后作为一份档案资料。
(3)管道输配系统应区分建设期限、材质、规格建立档案。但同一年度内建设的或前后建设时间不超过12个月的相同材质和规格的管道可以作为一项固定资产管理。
(4)不动产类固定资产,如院墙、道路、房屋、排水沟、硬化地面等可以按类别将资料集中存放于一个档案袋并按顺序登记目录。
7、区分公司自有产权和非自有产权,分别建立固定资产管理档案及目录。
8、按下列顺序和标准界定产权单位:
(1)能落实到产权单位(即产权登记证记载的单位,或财务入账单位),则该资产是该单位的自有产权固定资产。
(2)无法落实到产权单位的,按照就近管理原则界定产权:
①在公司或区域使用的,视同当前固定资产所在区域的自有产权固定资产,由区域资产管理部门建立相应档案,并与使用公司办理调拨手续。无偿取得的也按无产权单位情况处理。均应报集团备案。
②在集团使用的,视同集团产权的固定资产,由集团资产管理部门建档管理。
9、资料收集。所有存档资料都应当收录原件,但下列情形除外:
(1)确实不能收存原件的应存复印件,但应当注明“与原件核对一致”,并注明原件存在地;
(2)属于其他部门职责保管的,按部门分工保存。如工程建设的技术资料、车辆手续等,只存资料清单,但应由资料保管人签字确认。
10、根据《固定资产管理办法》规定,实物资产的初始档案应至少包括固定资产购建审批手续、验收报告,机电产品还应当包括产品合格证和说明书等。
实物资产的后续档案包括调拨单、大修记录、更新改造手续、处置手续等,在发生相应业务时形成并存档。
11、固定资产购建审批手续。所有固定资产购建之前都应按管理程序进行固定资产购建的报批,经规定的审批人批准后方可实施购建。原则上,2011年1月1日起发生的固定资产购建都应有购建审批手续,所有书面审批手续都应保存于管理档案中。
12、固定资产验收报告。固定资产购建完成时,应由资产管理员组织相关人员,对该固定资产进行验收,并填写验收报告,各参与验收人员都应签署验收意见并签名。如果有特殊要求或需国家机关验收并发证的,可先组织公司内部预验收,原则上使用集团资产管理部门提供的样表填写,然后按其要求验收并将其验收合格资料和产权证存入档案。
13、固定资产启用表。由固定资产使用或管理部门依据固定资产验收报告填写,并由购建经办人与使用部门人员签字交接,该启用表由交接双方各执一份,并存于资产管理档案中一份。
14、固定资产调拨单。发生调拨的固定资产都应办理固定资产调拨书面手续,调拨双方应将调拨单保存在各自的资产管理档案中。
15、固定资产处置手续。发生处置业务的固定资产,应有固定资产处置审批手续和处置备案。
16、固定资产大修、改造手续。固定资产大修或改造应按集团相关制度执行审批,并在完成后进行验收,相应资料(原件或复印件)存入档案。
17、档案目录。登记本档案袋内存放的资料索引,以及登记属于本档案内固定资产相关资料但保存在别处的资料索引(样表见附件)。档案目录粘贴于档案袋封皮上。
18、综合管理档案包括固定资产管理台账、台账目录、固定资产盘点记录表和盘点报告、固定资产制度性文件和业务指导性文件等。
19、固定资产管理台账。根据固定资产验收报告中的内容,登记固定资产管理台账并填写建账人和建账日期。管理台账中大修、变动和调拨栏所占篇幅根据固定资产特点适当调整,填写满了可从背面继续登记。比如楼房的,不会发生调拨,只有可能发生处置,且处置是一次性的,因此可保留一至二行调拨处置栏;比如车辆和设备经常发生调拨、维修的,对应的栏目可适当增加。台账保存顺序与台账目录中排序一致对应,并按此顺序给对应的固定资产档案编号。
20、固定资产台账目录。根据集团资产管理部门提供的样表格式登记产权类和非产权类固定资产台账目录,并按固定资产代码排序。使用EXCEL表格编制。
21、固定资产盘点资料。按制度要求,各公司每年应至少进行一次全面的固定资产盘点,资产管理员应将每年的原始盘点记录、盘点汇总表和盘点报告等整理并装订存档。
22、资产管理有关制度。将集团和区域下发的各类资产管理制度和规定以及配套表格、业务指导等资料进行存档。资产管理员应经常关注资产管理公共邮箱的更新内容,及时学习并应用新的要求。
五、配套管理表格使用范围
23、《一般建安工程建设审批表》,当公司计划建设房屋、围墙、硬化地面等建/构筑物和产生安装费用的设备设施时,应填写此表。根据集团制度划分的权限逐级上报审批。审批权限共分为三级,分别为基层公司、区域和集团,填报单位根据申请购建的固定资产对照审批权限确定最高审批人,并调整审批表中栏位。如只需区域审批人批复的,此时可以将集团审批人意见栏位删除,只保留公司和区域审批意见栏;如填报人属于区域所在公司,则只需保留区域和集团审批意见栏。其他审批表也按此原则调整使用。
24、《管道工程建设审批表》,公司进行管道铺设前应填报此表。可在每年年初根据年度工程施工计划计算全年工程量,并根据造价标准计算概算额,以此填报审批表,按权限报相应审批人。报批时可将年度施工计划作为附件,以补充购建说明的内容。
25、《设备购买审批表》,公司购买各类设备(不产生安装费用)前,应填写此表报批。申请人应首先确定需要购买设备的数量和规格型号或技术参数,并进行市场询价,获得一个普遍价格。购买理由或说明栏应详细描述需购买设备种类和数量的必要性;专业设备还应有技术分析和技术参数确定的依据,并附有集团技术部门的技术意见。集团总部购买固定资产时可到集团资产管理部门填报审批。
26、《车辆购买审批表》,公司购买各类车辆前,应填写此表报批。与购买设备类似,申请人应先确定所需车辆的型号和数量,并进行询价,在购买理由中详细说明当前情况下购买规格和数量的必要性。
27、《一般建安工程验收报告》,经填报《一般建安工程建设审批表》获批准后建设完成的固定资产,以及有特殊要求或需国家机关验收并发证的,可在公司内部预验收时使用此验收报告。一旦完成验收并交付给使用部门管理,此项固定资产即视为启用,因此大多情况下固定资产的验收日期和启用日期是同一日。
28、《管道工程验收报告》,由于燃气管道是连接不断的,具有延伸性,因此管道工程都是分段施工分段验收,资产管理部门要与工程管理部门沟通协调好,每有管段要进行竣工验收时,资产管理员也要组织相关人员参与验收,同时形成验收报告,建立档案。
29、《设备验收报告》,除需安装(不发生安装费用)的设备在安装完成后验收,一般情况下,设备购买到货后即应验收,购建人(即购买经办人)应在设备到达后向本公司资产管理员提出验收申请,资产管理员组织各部门相关人员进行验收,并出具验收报告。参验人员要亲笔签字并填写验收意见,资产管理员要登记随设备来的附件和材料清单。
30、《车辆验收报告》,验收程序和设备类验收一样,如果车辆不能及时办理牌照手续以及购置发票不能及时开具,则应先办理验收手续,固定资产代码中的特征代码和入账价值可暂不填写,待办理牌照手续或入账后再进行填写。
31、《固定资产启用表》,各类固定资产验收完毕,资产管理员应监督购建方和使用方进行交接,填写启用表,并由双方交接人签字。附件清单应登记好交接的内容。
32、《固定资产调拨单》,一般情况下调拨都是发生在两个公司之间,经过双方公司负责人同意后可进行固定资产调拨,办理调拨手续时先由调出公司填写调拨单内主要内容,将调拨单随同固定资产一起发给调入公司,调入公司验收实物并在调拨单上签字后,将调拨单返回给调出公司。如果被调拨的固定资产不属于两个公司的其中任何一个,则在调拨完成后,调出公司应将填写完整的调拨单传送给该固定资产的产权公司一份,作为备案。
33、《固定资产管理台账》,在完成固定资产验收和启用之后,以及非产权的固定资产办理完调拨后,资产管理员应根据验收报告或调拨单的内容登记固定资产管理台账,建立档案,并根据固定资产代码排序。
34、《固定资产处置审批表》,固定资产处置有多种方式,根据不同的情况选择同方式。一种情况是固定资产不能继续修理使用或维修成本超过其剩余价值(以当前状态报废或变卖的价格)时,应当进行报废处置,由其使用部门提出处置申请,处置审批权限与购建审批权限等级划分相同。另一种情况是固定资产在使用过程中丢失或被盗一个月以上,确定找不回的,由使用人或管理人填写处置审批表,报相应审批人批复。
35、《固定资产处置备案表》,处置申请批复后,按批复意见进行处置,处置结束后由资产管理员填写处置备案表,并由经办人签字。丢失或被盗的,应由财务部门处理相应的账目,处理完毕后,由资产管理员填写处置备案表,经办人签字。
36、《固定资产更新改造审批表》,当固定资产现有状态不能满足当前使用要求时,或为扩展固定资产的使用功能以提高其利用率时,由其使用部门填写申请表,专业设备还应附有技术分析和技术方案。业务完成后应进行验收并形成验收报告。
序号 名称 数量 日期 管理人 备注
注:1、靠前的部分登记档案袋内资料,“日期”填写资料入档日期,“管理人”由存档人签字。2、登记完本袋内资料后,按顺序登记保存他处资料,“日期”填资料在保管部门的建档日期,“管理人” 由该资料所在存部门的资料管理人签字。