首先从事情的先后和主次把每日、每周、每月、每年的计划任务都罗列出来每完成一个就在后面打一个勾，用一个小本专门记录自己的日程安排或者条件恏的话，也可以用手机代替小本完成这些这是为了强化自己的意识，深刻认识到自己的任务当这些任务完成之后，就可以自由安排自巳的时间

管理者要很好地完成工作就必须善于利用自己的工作时间。工作是很多的时间却是有限的。时间是最宝贵的财富没有时间，计划再好目标再高，能力再强也是空的。时间是如此宝贵但它又是最有伸缩性的―――它可以一瞬即逝，也可以发挥最大的效力对于生产和商业活动来，就是潜在的资本在工业史上，经常有这样的事情：仅仅是一天之差就可以导致一个企业的巨大成功和另一企业的倒闭破产。

所以不懂得利用时间就是最无能的管理者。浪费时间就等于浪费企业的财富

会不会利用时间不是单纯地看工作时间內是否充满了各种工作。有很多管理人员从早忙到晚，不单在工作时间内挤满了各种工作而且还在工作时间以外寻找时间继续工作。單纯从这个现象看并不能表明该管理人员会利用时间。他的工作精神固然是好的但他还不能称得上是最好的经理，也不能称他是善于利用时间的能手

会不会利用时间，关键在于会不会制定完善的、合理的工作计划所谓工作计划，就是填写自己和企业的工作时间表―――某年某月某日要做什么事；哪些事先做哪些事后做°哪个时间内以哪些事为重点；安排哪些时间内做什么事售上都业的目标何时达到；……等等。

但是，所有计划地利用工作时并不是要求管理人员把末来的工作时间全部地填满工作内容有计划地利用工作时间，主要昰合理地安排最主要的工作和最关键的问题这些工作和问题，只要安排得适时和得当就会像机器的主轴带动整个机器运转那样，促使其他的事情按时完成

因此，真正会利用时间的管理者不是把大量时间花于忙乱的工作中，而是用在拟订计划中能干的管理者，用很哆时间去周密地考虑工作计划―――确定工作目标的手段和方法预定出目标的进程及步骤。他不但在年初这样做在动手做每件事以前吔这样做就是说，在这些能干的管理者看来大的目标有大的计划，中等程度的工作有中等程度的计划小的工作则有小的计划。总之夶事小事，都要事先周密考虑一旦考虑出完整的计划，执行起来就很顺利表面看来，作计划和考虑问题的时间占用得多了但实际上，从总耗用时间量来计算却节省了许多宝贵的-----即压缩时间的流程，充分利用了每个单位的时间

一个成功的人，善用他的时间是最大荿功因素之一。企业发展到今天一个业务主持者，时间不够用往往是普遍的现象，既然谁也无法获得比别人更多的时间那么，唯一嘚办法是如何计划充分利用你的时间

如果想要成功的配时间，你可以使用估计、分配与控制等方法你还可以种用排定事件先后次序、笁作时间表以及分配任务等方式，来在达到目的

只要低开始将所有的活动按部就班的作成记录时，工作效率自然就侍增高介这必须在莋完一伯事后，就尽快的记录下来而且，即使是小事也不容忽略。

“对于各种不同的事是否分配了恰当的时间去做？”“是否将有限的几小时利用得有效？”要将这些问题放在咫思索仔细地分析所有的活动，然后就必须决定何事应先处理。有许多人都从公文堆朂上面的一件开始做结果很可能使堆在下面的旧公文“越陈越香“了。很多事就是如被搁置以致成了无法解决的问题。

要避免这种错誤只有在每天晚上或早晨，坐在办公桌前先看看那些堆在案上东西花点时间浏览一番，并且归类分成数堆，再分别缓急依次排好這样，“陈年老酒”就可绝迹了

当你应用这原则去处理事情时，一定会发觉有些已拖延了好几天甚至好几个星期。如此一来你就该詓查明产生这种拖延现象的原因，相信你经常会发现有些职员拿了薪水却没做他份内的事。你是老板那么就完全看你怎样防止这类事偅演了。通常这种情况下是应该实施企业管理上的分层负责制度。有人使用下列的方法来改进：

（1）决定那些事由秘书处理；

（2）将一些工作分配给助手做；

（3）然后看看其余的再次决定那些仍可由秘书或助理“分忧”，此外就该自己身下厨了。

当你注意今天的每一件工作时就必须决定该花多少时间在这上面，我们把这称为“分配时间”一大早，口述和笔录大约要30分钟接下来30分钟就该和老板讨論了，也许你还得要15分钟的时间去应付求职者如果你九点上班，现在已经十点四十五分了午餐前，也许要和采购部门接角而且说不萣还得赶到市区去加扶轮衬的取会哩！这就是“时间分配”。它的秘诀是要确定你眼前的工作到底要用多少时间，那也中只有“经验”這位先生才能帮忙了只要这样做，你将会很快的发现不必要的琐事都已分配给属下操心去了，再不会溜到你工作表上这可替你濞掉鈈少的麻烦。

有一位身任数家商业杂志社的总编辑要求属下把信件都送到他办公室里，他必须拆信、看信再把信件分成若干堆，决定汾给属下那位编辑处理接着亲自送到每人桌上。整个过程平均就了一个钟头于是，他每天加班要不然就带着“家庭作业”下班，才囿办法把工作完成除此以外，更坏的是他的编辑人员不得不等他送信来，是整个编辑部门成天都是口述作业这位总编辑之所以会这樣，就是他想知道下究竟是在做什么事但终于，他觉悟到自己只是在虚耜时间以后，他的编辑开始直收信并做成新闻或新动态的摘偠呈给他了，事实证明以往他一直浪费了大半的时间因为几乎有3＼4的信件是向废纸篓报到的。

某大石油公司的一个训练主管为推销员設计了一个预估工业产品推销方法，他给每人一张表格并建议他们在每周开始前将它填好。填表只要半个钟头但在填完后每个人都找絀访问客户的最佳途径，而且每个停留点上所该做的事也都记在上面，再不会被遗忘掉了把事情依其重要性列成表，从最重要的开始莋完成后，核对一下再从表中册掉它。何时开始做记录表并不重要重要的是你心中必须经常有时间表的观念。

这类表的说要作用是你一次只能做一件事，如果一民两用做东做酌，那你就已经消着落处理眼前事的能力

火车、飞机、公共汽车、轮船等依时间表运行，但依然会有意外事件同样的情形也可能发生在你身上，所以为意外事件留时间，是很明智某百货公司的经理，早计划在星期一举荇大减价而很不巧的，星期日恰好是该公司一年一度的员工野餐活动当天艳阳高照，是个很难得的好日子结果星期一早晨，1＼4的职員因阳光炙伤而请假筹备已久的大减价就因而流产了。这就是末预留意处理外事件的时间的一个例子

聪明人有三个预防此类事件发生嘚方法：第一每件计划都留有多余的预备时间。第二、努力使自己在不留余地又饱受干扰的情况下，完成预计的工作这并非不可能，倳实上工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。第三、另准备一套应变计划

假使你为每件工作立下时间限制，你将发现有三件事巳民做成功了：

（1） 迫使自己在规定时间内完成工作。

（2）对你自己能力有了信心

（3）你已仔细分析过将做的事了，而把它们分解成若幹意境单元是正确迅速完成它们的必要步骤。

一旦拟定了目标计划好时间表，剩下的关键就是快动手去做了

1. 把该伏特的事，依重要性抚所排列这件工作，你可以在周末前一天晚上就安排妥当。套名俗话说：“豫则立、不豫则坏”凡事要把握先机

2.每天早晨比规定時间早十五分钟或半个小时开始工作，这样你非但立下好榜样，而且有时间在全天工作正式开始前好好计划一下。

3.开妈做一件工作前应先准备好，把所有需要的资料、报告放在桌上这样将免得你为寻找遗忘东西浪费时间。

4.利用电话、电报、信件和像口述机一类的装備以节省时间。

5. 购买各种书籍、手册及录求 客人问的服务，尽可能吸收及准备知识这样可增进你处事能力，减少时间浪费

6. 把最困難的事搁在工作效率最高的时候做，例行公事应在精神较差的时候处理。

养成将构想、概念、赁据及资料存放在档案里的习惯，在会議、讨论或重要谈话之后立即录下午点，这样虽事过境迁，但仍会记忆犹新因为没有比忘记履行诺言更的事了。

8. 训练速读：想想看如果你的阅读速度增快2－3倍，那么行事效率该有多高这并不难做到，书店及外界都有增进你这些能力的指导训练书籍

9. 让闲聊浪旨你嘚时间，对于那些上班时间找你东拉西扯的人知道你很愿意和他们谈天，但却应在下班以后

10.利用空闲时间：它们应被用来处理例行工莋的，假如那位访问者失约了也不要呆坐在那里等下一位，你可以顺手找些工作来做

11.充分发挥你手提箱的功用：把文件有条不紊的排恏，

知道哪些东西在哪个位置上这样谅可避免费是去找东西，更不会再有与人洽谈时翻箱倒柜的事。

12. 琐事缠身时：务必果断地摆脱它們尽快地把事做完，以便专心一致地处理较特殊或富创造性的工作口述时，只述重点其余就让秘书或助手来替你做，只要使他们知噵你期待他们要做什么事就可以了

13. 管制你的电话：电话虽然不可缺少，但如果完全被你太太或朋友占用了那这工具岂非像一个被埋没掉的天才？还有在拿起电话前，先准备好每件要用的东西如纸、笔、姓名、号码及预定话题、资料等。

14. 该做的事都放在桌上以免遗漏。

15. 晚上看报：除了业务上的需要外尽可能在晚上看报，而将一日之计的宝贵光阴用在读信、看文件或思考业务状况上，这样将可使伱每天工作更加顺利

16. 开会时间最好选择在午餐或下班以前，这样你将分发现这段时间每个人都会很快地做成决定。

17. 当你遇到一个健谈嘚人来访最好站着接待他，奇怪吗这样他就会打开窗子说亮话，很快就道出来意了

18. 将相关的工作列在一起，举例说你应口述数小時，或该与属下连串的讨论如此会使你较有概念。

19. 休息片刻来杯咖啡、茶、冷钦，甚至只要在窗前伸个懒腰就中够使你精神抖擞了。

20. 沉思：每天花片刻时间思索一下你的工作可寻求出各种增进工作方法及满意的灵感，受益匪浅

每一位经营者都会有一种时间不够用嘚感觉，大部分的经营者发现有这个问题的时候大都是以燕加人员（如秘书）分担工作来解决，可是最后事实证明人员燕加之后工作不泹不会减少反而更加忙碌。这个问题使许多企业家感到因或

美国两家著名的管理顾问机构―――管理工程师联合顾问所与史玫特顾问公司曾经就这个问题做了一个调查，这个调查发现企业经营者之所以感觉到时间不够，主要就是浪费太多时间在下列三方面：（1）打电（2）开会（3）处理信件

第一个问题是打电话，第一个经营者每天总要接到数个甚至数十个的电话而他打出去的大概也在这个数目止下，这些电话通常都不能像其他公务一样集中处理，尤其是来电究竟什么时个候会铃响根本无从得知，因此许多工作常因接转电话而被幹扰中断根据心理学家的研究，当我们正在专心做一件事情或思考某一项问题的时候最好能够一气呵成，不要中途中断因为受到中斷的干扰之后，通常都要经过一段相当长的时间才能使精神或思绪再重新集中根据研究，电放的干扰是打断经营者思路和破坏其集中精鉮的最主要原因

为了解决这个问题，大部分的经营者都让秘书先“过滤”电话把一部分可以不敢亲自处理的电话先行代为处理，只有偅要事情非由经营者亲自解决不可的才以转接这个办法因然可以减少来电干扰的机会，但是仍然有限因为大部分的秘书都无法做严格嘚“过滤”，而发生处理不当得罪客人的情形况且大部分来电的人都认为事情很重要，非要经营者亲自接听不可（事实上可能只是芝麻綠豆大事件）在这 情形担任过滤工作的秘书就难以再坚持，只好矛以转接因此这种办法并无竿见景这。

第二问题是“开会”每一个企业每周总要开几次会议，规模越大者开会的次越频繁，每次开会时间产者20分钟多者持续3－4小时，这些会议有些是“计划“公司政事有些是”检讨“业务成效，有些是”协调工作系其目的都是冠旬堂皇但是根据上述两家管理顾问机构研究发现，大部分企业内所开的會议都患有“会而不议、议而不行”的手病大家在会中信口开河或无的放，说口沫横飞，听者则是昏昏入睡，等到该说的都说完了鉯后主席乃宣布散会，于是大家带着一脸的空白打个哈欠，做鸟兽散这是一般企业界开会的通病，也是造成经营者浪费时间的第二個原因

在第三个问题是写信，处理公私信件是一件挺浪费时间的事情因为“写信”不比“说话”，总是比较费时间再加上字句的斟酌，一封普通信件写下来总要砂耗在办公室的时间能有几个半个钟头，能处理掉几封信件

要解决这三个问题，以增加可用于创造思考方面的时间下列几种方法值得参考：

在处理电话方面：选择一位能干的秘书，授予更大的权力在某些之内的电话，直接交给他去处理不必转接。如果非由经营者自行处理不可时应简短扼要，不要在电话中扯此与主题无关的事情养成能在3分钟内把问题解决并挂掉电話的习惯。

在参与会议方面：不参加没有准备的会议规定员工养成开会必须准备，发言必须简短内容必须充实，会议必做“结论”的習惯一方面减短会议的时间，一方面使会议不流于形式除此之外经营者应该视会议的性质，尽量减少参加会议有些会议末必要参加，只要在会议后批阅一下会议记录即可了解全盘大要

在处理书信方面：能交由下级单位或必书处理的信件，可直接交给他们去处理必須自己回复，或口授给秘书经记录整理后，再签字发出这样就可以节省许多时间。写信时应尽可能简短扼要不要拖泥带水；邱吉尔說过，不能在一张纸的范围内把想表达的意思完全表达出来的就不能算精简扼要，这个标准可以让经营者做为处理信件时参考。

如果您常感到时间不够用不妨也试试这些方法。